Archivos Administrativos

FORMAS DE ARCHIVAR EN LA OFICINA

La oficina técnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos.
La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajoadministrativo y mediante ordenadores.
El fin de la Oficina Técnica es dar información y evitar trabajo innecesario a los Alumnos.
Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en cuenta los catálogos y las normas.
La oficina técnica es agrupada en dos grupos de elementos:
- Elementos de consulta y documentación: Catálogos, Revistas y librostécnicos, Tarifas, Boletines, y Normas
- Elementos de trabajo: Archivo General, Proyectos, Originales, Copias y correcciones, Fichero Alfabético, Fichero Numérico.
A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la realización de trabajos:
- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
- Impresoras: Parapasar a folios toda la información escrita del trabajo.
- Guillotina: Para recortar las láminas.
-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.
 Archivado Y Documentación.
 Objetivos de la clasificación.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:
1.- Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
2.- Que tenga acceso rápido a ladocumentación relacionada con ese trabajo.
3.- Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
4.- Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.
5.- Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
6.- Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

 Sistemas de clasificación.
Los más utilizados sondos, generalmente.
Sistema alfabético
Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento.
Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente.
Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra siguiente, aplicando la misma regla.
Se puedecomprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca.
En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos,abreviaturas, etc.
Sistema alfa-numérico.
Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.
Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.
El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocacióncorrecta de los documentos archivados.
Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo, existiendo diversas variantes.
 Archivo General.
Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardadas en un archivo general. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro casose dividirá en cinco secciones:
* Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.
* Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.
* Ingeniería Técnica Informática.
* Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,
* Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.
Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:
Catálogos, Revistas, Proyectos, Tarifas, Libros técnicos...