Archivos Administrativos

COMITÉ DE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL PARA LA OPERACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
INDICE
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Presentación
Objetivos y Alcance
Políticas Generales
Términos y Definiciones
Organización y funciones básicas de archivos de trámite en las unidadesadministrativas
La Administración de documentos y los documentos de archivo. Introducción y conceptos básicos
Procesos para la operación de archivos
Vigencias documentales para archivos
Guía simple de archivos
Manejo y disposición de otros materiales documentales
Consultas y Asesorias
Anexos
Bibliografía
Base legal

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ISBN 970-721-178-4
7 deabril del 2004

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1.

PRESENTACIÓN

La información institucional de la Secretaría de Salud es muy amplia. Es, por una parte, el legado del esfuerzo de las generaciones
pasadas, y por otro lado es un acervo que crece constantemente. Se alimenta a diario de documentos y la correspondencia que se
generan como reflejo propio de las funciones de la Dependencia, y se conservan en los archivospara servir como fuente de información
y evidencia de sus labores.
Vale la pena destacar que este valioso patrimonio nos presenta ciertos desafíos. Uno de los mayores problemas en el manejo de
archivos es la falta de instrumentos adecuados para su organización y control, así como el escaso conocimiento que se tiene sobre sus
prácticas y principios. Muchas veces no existe claridad sobre lo queconstituye un documento de archivo, y por eso cualquier documento
que se incorpora a una carpeta se considera como tal. En ocasiones, también, los documentos que se integran en un expediente no se
organizan en forma correcta, lo cual dificulta el acceso a los documentos y entorpece la rendición de cuentas y la transparencia de la
gestión.
Además, el uso de las modernas tecnologías de lainformación conlleva nuevos problemas en el manejo de archivos, ya que hay muy
pocos modelos para la automatización de los acervos, y no existen políticas definidas en cuanto a la organización, preservación o uso de
los documentos como evidencias.
No obstante, la importancia de los archivos como fuente de información en el ámbito de la administración pública es indiscutible, tal y
como señala laLey Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, en su Artículo 32:
“Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación y
conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de las dependencias y entidades. Dichos
criterios tomarán en cuenta los estándares ymejores prácticas internacionales en la materia”.
“Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado
funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de
clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo”.
El propósito delManual es que las unidades administrativas cuenten con una herramienta útil para la organización de sus archivos y
facilitar el uso paulatino de tecnologías de la información en su manejo.
El artículo 29, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, señala que compete al
Comité de Información establecer y supervisar la aplicación de criteriosespecíficos para la dependencia en materia de clasificación y
conservación de documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por
el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda. Es así que el Comité de Información expide el presente manual de
operación de archivos el cual ha sido elaborado con base en prácticas y...