ARCHIVOS ADMIONISTRATIVOS



INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOIR DE HUATUSCO
206-B
CUADERNILLO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Contenido
MEMORÁNDUM 1
OFICIO 3
LA CARTA CIRCULAR 7
LA CARTA. 9
COTIZACIÓN. 12
CONSTANCIA 16
CERTIFICADO 18
INFORME 20
RESOLUCIÓN. 23
ACTA. 25
CURRICULUM: 30
MINUTA 33
SOLICITUD DE EMPLEO 34
ORDEN DEL DIA 34

MEMORÁNDUM
Memorándum es una palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”. Se tratade un documento o comunicación escrita de carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su función es relacionar a los órganos administrativos de mayor jerarquía.
Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes e informes. También cumple funciones de invitación, de felicitación, de colaboración y de agradecimiento, entre otras. El oficio cuentacon varias partes ya estipuladas, como el membrete, la numeración, el asunto, la referencia y el cuerpo.
Ejemplo:
















M E M O R A N D U M
Huatusco de Chicuellar, Ver., a 13 de abril de 2014
Memorándum
C. Gabriela de los Remedios Enríquez Martínez
Ejecutiva de ventas
P r e s e n t e

Con la presente, con lo establecido en el contrato colectivo de trabajo vigente, se le hace una llamadade atención debido al incumplimiento con el horario de labores, al presentar tres retardos en la hora de entrada.

El seguir con el incumplimiento de la hora de entrada se sujetara en una sanción económica.

Esperando que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su disposición para ello.



Jefe de personal
Lic. Angel Chable Luna
Tienda Patito S.A de C.V





OFICIO
Es un tipo dedocumento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Partes del oficio
Membrete
Esel primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida delnúmero de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe conmayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casosesta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad,cortesía.
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
Anexo
Aquí se indica la...