Archivos alfabeticos

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elementopreponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético dearreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, searregla la segunda y después la tercera, por ejemplo.

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MONTERREY

López, Andrés

López, Apolonio

López, López, AurelioLópez, Martínez, Carlos

López, Martínez, Crispín

Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIÓN, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas yen distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del Archivista y delCatalogador.

Este sistema contiene los siguientes elementos:

GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y estas van al inicio.
GUIAS SECUNDARIAS: Sirvende auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.
GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria parasubdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.
EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenado alfabéticamente después de cada guía. los documentos dentro de cada expedienteindividual están ordenados cronológicamente. con la ultima fecha enfrente de tal manera que la correspondencia sea fácil de localizar.
EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes...