ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

INTRODUCCION
La información es y será siempre fundamental para el funcionamiento de las organizaciones, por lo que se debe cuidar y garantizar la disponibilidad de los documentos e informaciones almacenados en las diferentes formas.
Hoy día a pesar del avance de la tecnología para el archivo y la gestión de documentos, muchas empresas, independientemente de su tamaño y volumen de operacionessiguen generando y manejando grandes cantidades de documentos e imágenes en papeles, en forma desordenada y dispersa, en diferentes sectores de la organización lo cual representa mayor espacio físico, mas mobiliarios, equipos y recursos humanos, lo que a su ves representan mayor costo de funcionamiento a las empresas.
Por otra parte en la medida que se cumplen el tiempo de vida útil de losdocumentos en papeles y medios audiovisuales disminuyen las necesidades de acceso a los mismos por lo que requieren métodos y sistemas de archivos diferentes, para optimizar los servicios y costos operacionales de las organizaciones.














DESVENTAJAS DE LOS ARCHIVOS TRADICIONALES
Dificultad para el acceso a los documentos por restricciones varias.
Dificultad para la localización y obtención de losdocumentos requeridos. Es decir lo que se busca no se encuentra.
Perdida de los documentos, escritos y de fuentes grabadas, archivados.
Deterioro de los documentos, escritos y de fuentes gravadas, como consecuencia de los factores climáticos.
Vulnerabilidad a incendios, inundaciones, infiltraciones, insectos, etc.
Duplicación y más de un mismo documento en varios sectores de la organización.Manoseo de grandes volúmenes de documentos en papel. Todo se guarda.
En muchas empresas, en los distintos sectores se crean se modifican, se distribuyen y se conservan documentos en forma descentralizada y sin organización, lo que representa alto costo operativo.

El archivo tiene como objetivos: clasificar, ordenar, guardar y conservar los documentos impresos y medios de almacenamiento como:microformas (microfilmes, microfichas), magnéticos (diskettes, cintas) y ópticos (CD, DVD, etc.,), con los documentos, informaciones e imágenes), recibidos y creados por la empresa, de modo que puedan ser localizados rápidamente en los casos necesarios, Además, proporcionar los documentos y/o informaciones requeridos, en cualquier momento y lugar, para consultas y/o toma de decisiones de los usuarios.Según la experta española Antonia Herrera, el archivo "es el depósito donde se guardan, organizada y ordenadamente, los testimonios escritos, gráficos y audiovisuales producidos por cualquier institución pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los servicios de los administrados o de servir de fuentes para la investigación".

La función del archivo en la actividad empresarial escada vez mas importante, debido a la cantidad de documentos e informaciones que manejan las organizaciones, Esto hace que sea necesaria la aplicación de técnicas y sistemas adecuados para la clasificación, ordenamiento y conservación de documentos y medios de almacenamientos micrográficos, magnéticos y/u ópticos, en archivos centralizados o descentralizados, archivos activos, intermedios y/ohistóricos, El sistema de archivo a ser utilizado debe adecuarse a las necesidades reales de cada organización.


Para la organización de archivos, tanto activo o de gestión, como inactivo (intermedio e histórico), hay que considerar, entre otros: la vida útil de los documentos, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes; el valor histórico, cultural, artístico, etc., y la política administrativade la empresa, Así:

El archivo activo está constituido por los archivos sectoriales, como: documentos de compras, ventas, cobranzas, pagos, etc., que una vez contabilizados, conjuntamente con los documentos contables, se mantienen en los archivos sectoriales durante un año y, vencido este plazo, se remiten al archivo central.

Archivo central es el sector en donde se reciben, clasifican,...