Archivos

LOS ARCHIVOS.

En nuestro país la noción de archivo es todavía bastante vaga y se cree inútil a pesar de la existencia de la Ley 594 de 2000, más conocida como la Ley General de Archivos y todasaquellas que la complementen. Se piensa que el archivo debe ser ese sitio oscuro donde nadie entra y se arroja todo lo que no sirve y nadie utiliza, más conocido por nuestros abuelos como el cuarto deSan Alejo, cuando al contrario, este debe ser el lugar más organizado de toda institución, sea pública o privada, ya que contiene la memoria histórica de lo acontecido en este lugar a través de losaños y es el reflejo de la misma organización de la institución. Además los documentos almacenados pueden servir para el aprendizaje, para el análisis, la investigación o la simple consulta en un momentoposterior por parte de los empleados de la institución o particulares.

Si en determinado momento se llega a necesitar un documento este se puede localizar fácilmente si se ha cumplido con losestrictos procesos para su organización el cual necesita de una serie de operaciones técnico – administrativas para llevar a cabo una agrupación de un fondo documental.

Una buena organización dearchivos presupone:

a) Conocimiento previo del estado general de la documentación.

b) Nivel de organización documental.

c) Estado físico de la documentación.

d) Condicionesfísico-ambientales de los depósitos.

e) Conocimiento de la historia de la documentación.

f) Conocimiento de las entidades productoras.

Ahora para lograr una eficiente organizacióndocumental se deben aplicar un conjunto de acciones encaminadas a la clasificación, ordenación y descripción documental.

Es importante enfatizar que la clasificación y ordenación son dos acciones distintasen este proceso de organización documental, la clasificación se refiere a una labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las categorías o grupos de documentos que reflejan la...