Archivos

SH

N

www.ofita.com

EL ARCHIVO EN LA OFICINA

diciones

EDICIONES OFITA

ERIDA

el

ARCHIVO
en la OFICINA

diciones

enius La Compra Racional
e
n
iu
s
l a pl a t a fo r ma i nt e l i g e nt e

y Flexible

La Solución Integral para toda la Oficina
Genius es un concepto totalmente innovador. Una plataforma única para toda la oficina, donde el
Mobiliario, laSillería y el Archivo evolucionan adaptándose a los cambios que se van produciendo
en su empresa. Una evolución flexible y racional, reutilizando el máximo de elementos en cada
reales del puesto y del usuario.

SH

ERIDA

N

nueva configuración, y añadiendo el mínimo de elementos nuevos, en función de las necesidades

más información en

AENOR

902 11 46 12
Servicio de Atención alCliente
www.ofita.com
E-mail: marketing@ofita.com

Gestión
Ambiental

CGM-00/031

DELEGACIONES:

ISO 14001

VITORIA. Tel.: 945 26 37 00 · MADRID. Tel.: 9 766 02 00 · BARCELONA. Tel.: 93 486 08 00 · SEVILLA. Tel.: 95 456 44 1
1
3
BILBAO. Tel.: 94 4
15 39 38 · MÁLAGA. Tel.: 95 236 09 62 · ZARAGOZA. Tel.: 976 55 93 75 ·VALENCIA. Tel.: 96 335 49 20

DISTRIBUIDORES EN EL RESTO DE ESPAÑAAF LIBRO ARCHIVADORES 1 ok.qxd

14/4/00 12:01

Página 1

´
PRESENTACION

“El archivo en la oficina” no es un tratado doctrinal. Pretende simplemente ofrecer orientaciones prácticas sobre cómo organizar el archivo de nuestra oficina. Concebido como
exposición de dos casos prácticos, este libro está orientado sobre todo a las pequeñas y
medianas empresas, y esperamos que sea de utilidadpara todas las personas que trabajan
en sus oficinas.
La creación de normas o pautas para la organización de un sistema archivístico evita la
pérdida de documentos; facilita su organización y rápida localización; incrementa la productividad y eficacia de las personas, al no verse obligadas a invertir más tiempo del necesario
en la recuperación de información mal clasificada; y aprovecha almáximo el espacio destinado a conservar la documentación de una empresa, lo que se traduce en una reducción de
costes significativa.
Como veremos en este libro, para lograr estos objetivos tan importante es el tratamiento de los documentos, conservando sólo los necesarios, clasificándolos y ordenándolos,
como la gestión adecuada de los tres archivos de la oficina y el uso correcto de los elementosde archivo y del mobiliario.
“El archivo en la oficina” es el quinto libro que hemos editado. Uno de los aspectos más
atractivos de su publicación ha sido la elección del tema, puesto que han sido los propios
lectores de los libros anteriores de Ediciones Ofita quienes nos han sugerido la idea de explicar un sistema de archivo, que resulte sencillo y práctico para las empresas.

1

AFLIBRO ARCHIVADORES 1 ok.qxd

14/4/00 12:01

Página 2

A todos ellos, gracias por transmitirnos sus opiniones e inquietudes, y al lector que a partir de ahora se adentra en su lectura, mi deseo de que le resulte útil.
En Ofita tenemos una máxima: Calidad de Vida en el Trabajo. Esperamos que este documento contribuya a este fin.

Fernando Iglesias
Director de Marketing de Ofita

2

AFLIBRO ARCHIVADORES 1 ok.qxd

14/4/00 12:01

Página 3

´
INDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. POR QUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS
3. ARCHIVO Y DOCUMENTOS
3.1. DOCUMENTO
3.2. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
- Edades
- Tipos de archivo
4. TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
4.1. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO COMERCIAL
4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UNDEPARTAMENTO DE I+D
5. LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
5.1. SOPORTES
5.2. MATERIAL DE ARCHIVO
- Elementos auxiliares
- Contenedores
- Mobiliario
6. MOBILIARIO - SISTEMAS DE ARCHIVO
7. MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

3

AF LIBRO ARCHIVADORES 1 ok.qxd

14/4/00 12:01

Página 4

´
INTRODUCCION
1

“En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan”;...