archivos


caraula































Introducion

































Concepto de Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena ladocumentación.
Un archivo para una empresa es imprescindible por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial y por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones quese toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.

Las funciones del archivo
Guardar, conservar y custodiar la información.
Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
Constituir un Centro activo de información.
Cumplir con las disposiciones legales

Caracteristicas de los archivos
Las principales características de esta estructura son:
Independencia de lasinformaciones respecto de los programas
La información almacenada es permanente
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos
Gran capacidadde almacenamiento.

Organización de los archivos
Los archivos se encuentran organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.
Los archivos de registros de longitud fija: son los que almacenan la información en los archivos mediante un encabezado y luego se introducen uno a uno los registros ubicados en posiciones consecutivas.
Los registros de longitudvariable: es el almacenamiento de registros de varios tipos en un archivo y permite uno o más campos de longitudes variables y dichos campos pueden ser repetidos. La longitud de los registros debe estar definida correctamente para poder leer y escribir de forma efectiva.










Operaciones generales que se realizan sobre un archivo

Las operaciones generales que se realizan son:Creación. Escritura de todos sus registros.
Consulta. Lectura de todos sus registros.
Actualización. Inserción supresión o modificación de algunos de sus registros
Clasificación. Reubicación de los registros de tal forma que queden ordenados según determinados criterios.
Borrado. Eliminando total del archivo, dejando libre el espacio del soporte que ocupaba.


Normas que regulan laconservación de documentos
 Libros Oficiales:
 Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.
 Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de lascuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.
 Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.
Documentación Mercantil
 Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.
 Documentación de carácter interno: No están afectados...