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Nombre: JAMES WILLIAM POSADA CARVAJALINO
Fecha: 15 DE AGOSTO 2012
Actividad: ACTIVIDAD DE APRENDIZAGE
Tema: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

1. Ciclo vital de los documentos

Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad ydestino final.
CICLO VITAL
Momento de Gestión
(Pre archivo)
Momento de Intermedio

Momento:
Permanente
Histórico-Institucional
Histórico
1
Edad
2
Edad
3
Edad
Momento de Planeación.

Momento de la Elaboración.

Momento de la Tramitación.
Momento de Vigencia.

Momento del Plazo Precaucional.

Momento de la Tramitación.
Fase
Permanente o Histórica.
CICLO VITAL
Momento deGestión
(Pre archivo)
Momento de Intermedio

Momento:
Permanente
Histórico-Institucional
Histórico
1
Edad
2
Edad
3
Edad
Momento de Planeación.

Momento de la Elaboración.

Momento de la Tramitación.
Momento de Vigencia.

Momento del Plazo Precaucional.

Momento de la Tramitación.
Fase
Permanente o Histórica.

En general, las edades de los documentos de archivo se mideno por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación.

La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento, estos son:
Momento de Gestión:
Denominado también pre archivo, en este momento el documento va desde su creación o gestación hastacumplir la totalidad del trámite que lo originó. Este momento comprende:
* Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.
* Elaboración: Es la edición del documento, mediante la aplicación de la Normatización y la Normalización, que se requieren según el tipodocumental.

Normatización: Es el conjunto de normas creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad.
La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos.
Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica.

Normatividad Administrativa:Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivístico.
Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUÉ, el CÓMO, el CUÂNDO y el CON QUÉ en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.

Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitanpara poner en vigencia el documento. El término de la tramitación da paso a la vigencia. Para documentos en papel, el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma.

Momento Intermedio:

Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.

En estemomento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional.

* Vigencia:

Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. La vigencia es el momento centralen la vida de un documento.
¿Por qué concluye la vigencia?

Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.
Por disposición legal.
Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.
Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.
Por enterarse del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo.

En los...