Archivos

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Concepto de Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Un complemento necesario a los papeles de trabajo lo constituye el archivo de trabajo. En él deben figurar recopilados todos losdocumentos utilizados en la actuación profesional, así como cuantas informaciones se consideren de interés, tanto para el presente como para el futuro.
Se pueden distinguir dos tipos de archivos: expediente de ejercicio y permanente.
El contenido de este archivo se refiere a documentos y papeles de trabajo cuya vigencia se limita al período de realización de la auditoría.
a) Archivo general
Agrupatoda información referente a la organización de la auditoría, al mismo tiempo recogerá la documentación en la que se han ido reflejando los principales problemas que se han planteado en la ejecución de la auditoría y las conclusiones a las que a ha ido llegando el auditor. De esta forma, podríamos destacar como apartados importantes de la sección general del expediente del ejercicio:
- Estadosfinancieros a auditar
- Proceso de planificación y programas de auditoría
- Informe sobre el sistema de control interno contable
- Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron realizados
- Constancia de que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y revisado
- Puntos de informe
- Correspondencia con el cliente y resumen de las conversacionesmantenidas
- Hechos posteriores
- Terminación de la auditoría

b) Archivo por áreas de trabajo
En este segundo apartado se agruparán todos los papeles de trabajo que recogen la información relativa a cada una de las áreas en que se ha dividido la empresa a efectos de la realización del mismo. Los puntos en que se ha de dividir esta sección serán:
1) Resumen de las partidas de los estadosfinancieros:
- Accionistas por desembolsos no exigidos
- Inmovilizado
- Gastos a distribuir en varios ejercicios
- Circulante
- Fondos propios
- Ingresos a distribuir en varios ejercicios
- Provisiones para riesgos y gastos
- Acreedores a largo plazo
- Acreedores a corto plazo
- Provisiones para riesgos y gastos a corto plazo
- Gastos e ingresos de explotación
- Gastos e ingresosextraordinarios
2) Programas de auditoría para cada área
3) Pruebas de cumplimiento sobre saldos
4) Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, etc
El archivo permanente
Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la información necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada.
Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debeponer al día los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de interés.

Entre otros datos, el archivo permanente deberá contener:
* Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurídica, referidos a la vida social
* Otros documentos legales y contratos importantes
* La descripción de la empresa y de su actividad
* Unorganigrama con la estructura de la dirección y la distribución de las principales funciones
* La descripción del sistema contable, incluyendo, en su caso, el tratamiento mediante ordenador
* Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad
* Una carta-propuesta, que exponga la manera en que el auditor conciba el trabajo a ejecutar y lasresponsabilidades que asumirá
* La respuesta del cliente, en que se recoja su conformidad a la propuesta
* La correspondencia o notas de las entrevistas con el cliente relacionadas con los problemas de control interno
* Los principios contables seguidos, la evolución de los principales ratios, de los beneficios y de las cuentas de reserva
* La descripción y justificación del...