archivos

Archivar información documental utilizada en la actividad empresarial.

ARCHIVO.

Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo. Un archivo esidentificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos enlibros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.

A) Concepto: El concepto de archivo proviene del latín, ‘archivum’, y se refiere al conjunto de documentos producidospor personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que sedetiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).
Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes dediarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación ydistribución para un uso eficiente.

B) tiene como finalidad:
1 Conservar ordenadamente los documentos.
2 Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran.
3 Proteger los documentosdel deterioro y pérdida.
Servir de fuentes de información o elemento probatorio.

C) Clasificación: En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que seconsultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.
Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una empresa ya que suconsulta es constante.
Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar...