Archivos

PROYECTO
MEJORAR E INNOVAR, LA FUNCION DEL ARCHIVO
PARA UN SERVICIO OPORTUNO Y DE CALIDAD
DE LA EMPRESA INNOVA LICTUS
.

DIAGNOSTICO
Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación deasuntos y defensa de derechos.
La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
* Ser reflejo de las actuaciones de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
* Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
* Considerar como piedra angular de laactuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.
Conceptos básicos de los archivos.
Un archivo o fichero es un conjunto de información sobre el mismo tema, tratada como una unidad de almacenamiento y organizada de forma estructurada para la búsqueda de un dato individual. Un archivo está compuesto de registros homogéneos que contienen información sobre la informacióndel trabajador. Así, por ejemplo, los datos de nómina de personal de una empresa se pueden almacenar en un archivo, en el que cada registro contendría los campos o datos de nómina de cada empleado. El concepto de archivo surge de la necesidad, en los sistemas operativos, de almacenar la información. Los archivos pueden contener programas, datos o algún otro elemento que el usuario desee.
Sinembargo el Archivo de la Refinería Gral. Lázaro Cárdenas de Minatitlán, no es así las condiciones en que se encuentra, es Deficiente, porque carece de lo básico para cumplir con el objetivo para lo que esta diseñado un archivo y esto se debe por la falta de espacio, anaqueles, material, una organización de sus expedientes, esto tal vez sea por la sobre población de los trabajadores. Es por ellonecesario un ordenamiento lógico de expedientes, una base de datos para su localización e inmediata del expediente para la sección que lo solicita.
Aunado a esta problemática tenemos el personal que elabora en dicha área respecto a la actitud que desarrollan a la problemática de apatía y conformismo de la misma.

DEFINICION DEL PROBLEMA
Este problema es debido a la falta de interés y atención aesta área por sus anteriores jefes y personal que han contratado en dicho lugar, es necesario y urgente que sea ordenado ya que es la parte importante de recursos humanos para que las diferentes secciones puedan elaborar su trabajo en tiempo y forma.
La problemática que tiene el personal que elabora en esta sección se debe a que los expedientes se encuentran demasiados oprimidos que al sacarlos paraanexar un documento se maltratan los folders y en ocasiones se sufren pequeñas lesiones al sacar un expediente. Esta situación ocasiona apatía y conformismo en el personal que elabora en dicho lugar.
Otra situación del Archivo es en sus expedientes, que no llevan un orden consecuente lógico, dependiendo el concepto en que se encuentra el trabajador ya sea de: planta, transitorio, jubilado,fallecido, rescindidos, liquidados. Etc.
Es importante mencionar que actualmente no cuenta con una base de datos para la localización, inmediata para la entrega de los expediente.
Pero el problema mayor se debe a la falta de desempeño y compromiso de su personal debido a la falta de material para cumplir con su labor de la que hoy ha originado un círculo vicioso de apatía y conformismo paradesempeñar como debe ser en sus actividades laborales.

PROPUESTA
Las propuestas que se emite a continuación, surge a partir de la observación tanto del lugar como en la conducta del personal que labora en dicha empresa, es en su actitud, por la situación en que trabajan y la falta de interés con la que desempeñan sus actividades es por ello necesario e importante implementar los siguientes...