Arcvhivo

FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Tema:
LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN

Actividad de aprendizaje
(Semana 1)

Presentado por:
LUIS EDUARDO UNIGARRO PULIDO
EstudianteSena virtual

BOGOTA
2011

* Antes de comenzar quiero dar una breve descripción de mi proceso de archivo y la unidad de donde actualmente trabajo, dejando en claro que tipo de documentosmanejo, para así partir desde una base concreta.

1. DESCRIPCION DEL PROCESO

Teniendo en cuenta que actualmente trabajo en el Grupo de Gestión Documental de la Dirección Administrativa yFinanciera de la Policía Nacional (DIRAF) específicamente en el archivo central, Es allí donde se reciben las trasferencias de archivos de gestión de las diferentes áreas y grupos de la DIRAF.

A lafecha tengo asignado la organización del archivo de gestión del área de contratación, por lo tanto los documentos a tratar son contratos de vigencias pasadas años 2007 hasta la fecha, Este tipo de archivose maneja en cajas las cuales contienen de 1 a 6 carpetas de archivo cada una de ellas con un máximo de 250 folios, cada carpeta como bien lo indica el proceso de organización documental, Seclasifica la documentación se ordena cronológicamente y se procede a la descripción, En este caso se lleva un control por medio de rótulos de carpeta, rótulos de caja y hoja de control además de inventarios yarchivo en medio magnético.

Ese es básicamente mi proceso de archivo y los tipos de documentación en los cuales trabajo hasta la fecha. (Anexo fotos de archivo cajas y carpetas).

*ARCHIVO AREA DE CONTRATACION

* CAJAS Y CARPETAS

2. AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Las agrupaciones documentales como bien esta entendido son la finalidad del proceso de organizacióndocumental, y es por medio de estas agrupaciones que se obtiene una mayor facilidad de acceso a la información que allí se encuentra, siguiendo este orden de ideas las agrupaciones documentales que se...