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Pegar, insertar, incrustar y vincular




1. Añadiendo documentos...
Cuando trabajamos con un documento, algunas veces necesitamos insertar en él información que previamente tenemos en un archivo externo. Pondré algún ejemplo:
- Estamos haciendo un documento escrito (con Word u otro programa similar) y queremos insertar dentro de él una imagen que está en otro archivo.
- Tenemos unapresentación (con PowerPoint o similar) y queremos añadirle una música de fondo; esa música está en otro archivo independiente.
- Tenemos un informe (hecho con Word o similar) y queremos insertar en él un grupo de celdas que recogen los datos más relevantes de nuestra contabilidad; esas celdas y datos ya los tenemos elaborados previamente, y guardados en una hoja de cálculo.
En los casos en quequeremos añadir a un documento algo que ya tenemos en otro archivo, podremos optar por dos estrategias diferentes: INCRUSTAR o VINCULAR esa información externa. ¿Cuál es la diferencia? ¿Cómo se maneja todo esto?
El procedimiento más simple para introducir en un documento la información que ya tenemos en otro archivo consiste en utilizar la opción INSERTAR que suele estar en el menú del programa con elcual manejamos el documento. Otra alternativa muy conocida es PEGAR (previamente tenemos que haber seleccionado y copiado el otro archivo o el contenido que nos interesa).
En estos casos, lo habitual es que la información así insertada quede INCRUSTADA. Esto significa que esa información pasa a formar parte del documento que estamos haciendo (o modificando); y eso conlleva que el fichero deldocumento aumentará de tamaño, de forma proporcional al volumen de la información insertada. Por ejemplo, una presentación con 20 diapositivas puede requerir un archivo de 500 Kb. Si ahí añadimos una música de fondo cuyo archivo (MP3) ocupa 3 Mb, el fichero de la presentación con sonido pasará a ocupar unos 3,5 Mb; si tenemos un documento escrito que usa un fichero de 100 Kb y le introducimos ungráfico de 500 Kb, el fichero del documento resultante pasará a ocupar unos 600 Kb.
Efectivamente, no es nada extraño que los objetos insertados requieran muchos más bytes que el resto del documento que estamos manejando; siempre debemos tener en cuenta que la información multimedia (imágenes, audio o vídeo) exigen mucho más volumen de almacenamiento que otro tipo de información. En casos como losdescritos, esto puede suponer diversos problemas: puede que el resultado sea tan voluminoso como para no poderlo trasladar en un disquete, o que estemos despilfarrando el espacio de nuestro disco duro.
La ventaja de este sistema es que al final podremos manejar el conjunto como un solo archivo, y que el documento resultante es independiente del otro fichero que contenía la información añadida. Trashaber incrustado, puedes borrar ese archivo externo (música o gráfico o lo que sea), y tu documento seguirá funcionando perfectamente. Por otro lado, si haces modificaciones en el fichero externo, eso no afectará al documento en el que ya hubieras incrustado previamente esa información.
El otro procedimiento consiste en VINCULAR la información externa. Se puede hacer de muchas formas, dependiendode las opciones concretas que nos ofrezca el programa que estemos utilizando. Por ejemplo, en Word, podemos usar el menú EDICIÓN, PEGADO ESPECIAL (previamente tendremos que haber seleccionado y copiado el archivo o la información a pegar). Aparecerá un cuadro en el que podremos activar la opción PEGAR VÍNCULO (a la izquierda). Fíjate que las opciones que encuentras seleccionadas al abrir esecuadro son las mismas que serían utilizadas si hicieras EDICIÓN, COPIAR (o CTRL-V); este cuadro de PEGADO ESPECIAL te permite cambiar esas opciones, en función de lo que hubieras copiado previamente. Añadiré que este sistema (copiar o copiado especial) suele ser el más adecuado cuando no queremos insertar un archivo completo, sino un fragmento (que previamente hemos seleccionado y copiado a través...