Armado De Listado De Necesidades

Armado de listado de necesidades: ¿Para qué nos sirve y qué podemos incluir?

Desde el comienzo de la organización de un evento, el armado de un listado de necesidades de productos y servicios quetendremos que contratar para los días que dure nuestro encuentro, es una de las acciones  a tener en cuenta y armar en primer lugar, junto al brief y el cronograma de planificación.
Es muy importanteque reflexionemos sobre todas las posibles necesidades concretas para él o los días del evento, nos va a permitir tener un conocimiento de un panorama general y nos orientará para saber hacia dóndevamos a dirigir nuestras energías en cuanto a:
Qué proveedores debemos contactar
Qué tipo y cantidad de personal al contratar
Este listado también nos va a permitir a futuro conocer qué presupuestosvamos a tener que solicitar y nos va a servir para negociar con posibles empresas patrocinadoras, ya que a veces no sólo colaboran económicamente, sino que se hacen cargo de por ejemplo los programas, dela secretaría, de la cartelería, de los libros de resúmenes, etc.
A continuación, enumeramos un listado genérico con necesidades:
Planificación: espacio, comunicaciones telefónicas, conexión ainternet, viáticos, material de librería, fotocopias, etc.
Difusión y promoción: diseño, edición e impresión del material, anuncios, pre programas, pines, calendarios, folletería en general, viajes,participaciones en otros eventos, stands, lapiceras, etc.
Logística: viáticos, propinas, fletes, servicios de mensajería, etc.
Asesorías: abogados, contadores, arquitectos, etc.
Inscripción: sistema para elregistro de los participantes, logística
Acreditación: bolsos, lapiceras, hojas, credenciales, diplomas, computadoras, etc.
Servicio de Catering: almuerzos, cenas, cocktails, actividades sociales,coffee break, etc.
Servicio de sonido y proyección: computadoras, cañón o proyector, iluminación, micrófonos, etc.
Señaléctica: cartelería para salón, para el estrado, podio, de orientación, etc....