Armar un Expediente

Facultad de Medicina
Sección Reguladora de Tramite
¿CÓMO ARMAMOS UN EXPEDIENTE ?
Eduardo Scarcela
Nivel de Conducción 1
INTRODUCCIÓN:
En el presente capitulo se trataron de desarrollar ciertas pautas de la
actuación administrativa que van desde la recepción de los documentos ,
hasta la conformación del expediente , su armado , el mantenimiento de
su integridad , y aspectos de como deberegistrarse la actuación
administrativa.-
La fuente para el desarrollo del presente trabajo fueron la experiencia
adquirida en el desarrollo de la función como Jefe de la Reguladora de
Trámite de Facultad y los conocimientos adquiridos en el curso de
capacitación realizado por la Unidad de Capacitación y Desarrollo de la
Universidad de la República : Formas Documentales en la GestiónAdministrativa ( Profa. María C. Fernández y Profa. Olga Mora)
Por supuesto que no pretendí darle un enfoque riguroso, ya que para ello
necesitaría tener una formación docente , que no la tengo, por ello preferí
no entrar en muchas definiciones y apoyarme en el lenguaje gráfico.
Desde ya pido disculpas por la falta de rigurosidad pero entiendo también
que no era el cometido principal del trabajo.-Setiembre del 2004
MODULO II - COMO ARMAMOS UN EXPEDIENTE
TEMA PAGINA
RECEPCIÓN DE NOTAS Y/O SOLICITUDES 1
REGISTRACIÓN Y/O CAARATULADO,TRAMITACIÓN EN EXP+ 1-2
ARMADO DE EXPEDIENTES 3
FOLIADO DE LOS EXPEDIENTES 4 - 5
FOLIADO DE AACTUACIONES EN DONDE SE INCORPORAN DOCUMENTOS, INFORMES ETC., A UN EXPEDIENTE
YA FORMADO
6
FOLIADO E INCORPORACIÓN DE UN DOCUMENTO,ACOMPAÑADO POR DOCUMENTOSADJUNTOS, A UN
EXPEDIENTE YA FORMADO
7 - 8
REGISTRACIÓN DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS 9
DONDE SE REGISTRA UNA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA 10
COMO SE ADJUNTAN O DESGLOSAN LOS EXPEDIENTE S ( EN EXP+ SE AGREGAN) 10 - 11
COMO SE DESGLOZAN DOCUMENTOS EN EXPEDIENTES YA FORMADOS 01/12/13
1
Facultad de Medicina
Sección Reguladora de Trámite
PAUTAS A TENER EN CUENTA EN EL ARMADO DE EXPEDIENTES
Y/OREGISTRACIÓN DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
RECEPCIÓN DE NOTAS Y/O SOLICITUDES :
Es importante que el funcionario que recibe una nota y/o solicitud , realice una lectura aunque sea
rápida , de la misma , a efectos de poder detectar , si se mencionan documentos acompañándola , y
que estos sean entregados con ella.
En caso de mencionarse documentos y no traerlos , se tratará de resolver el temacon la persona que
trae la solicitud ; ya sea indicando que traiga la nota más tarde con los documentos .Muchas veces
simplemente es un descuido y traen los documentos que luego con nuestra consulta los aporta. Si de
la interacción con la persona, ésta insiste en dejar la nota tal cual , sin los documentos, se le recibirá
dejando la constancia correspondiente y elevando las actuaciones a unaautoridad , como por
ejemplo el director correspondiente, quien resolverá su tramitación teniendo en cuenta la
importancia del tema y de los documentos que faltan.
Esto que se menciona para los documentos que dice acompañar el escrito es válido para solicitarle
los documentos que debería aportar para la tramitación.-
En todos los casos en que se recibe una solicitud es importante que en lamisma se establezca la
constancia de fecha de recepción y que se identifique el Servicio receptor. Esta constancia , debe
ser puesta en la nota que se presenta ante la Facultad y no en los documentos que la acompañan
( adjuntos ) . Esto es independiente de la fecha en que se proceda a dar la entrada efectiva ( o sea se
le registre y se tramite, cuya fecha será aportada automáticamente por elsistema )
REGISTRACIÓN Y/O CARATULADO , TRAMITACIÓN EN EXPE +
Es importante que cuando se proceda a la registración de la solicitud el funcionario que la realice ,
en el resumen , que va a identificarla , haga un extracto lo más breve posible y sustancial de lo que
refiere la nota. En dicho resumen deben incluirse datos, como nombre del servicio solicitante y/o
personas involucradas , si las...