Arqueo de cartrera

Arqueo Cartera

I.-Definición:

Conciliación entre los “documentos físicos (facturas y Notas de Crédito)” vs. los Registros contables y/o de Cartera.

II.-Objetivos:
-Identificar lasdiferencias que existan entre los importes reflejados en los “documentos físicos (facturas y Notas de Crédito)” y los Registros contables y/o de Cartera.
-Asegurar la existencia del soporte documental decada uno de los documentos que integran la cartera a una fecha determinada.
-Conocer en que momento del proceso de la gestión de cobranza se encuentra cada documento.
-Identificar aquellosdocumentos con riesgo de cobranza
-Implementar acciones preventivas que nos aseguren la cobranza en tiempo y forma.
-Priorizar nuestras actividades de cobranza

III.-Elementos para realizar un Arqueo:-Facturas Originales y/o copia.
-Contra recibo emitidos por el cliente.
-Relaciones de cobranza con acuse de recibido por parte del cliente.
-Evidencia de recepción de la mercancía que ampara unafactura determinada.
-Análisis de un pago efectuado en donde se determine alguna diferencia.
-Fichas de depósito, cheques y/o constancias de transferencias electrónicas.
-Cualquier evidenciadocumental que nos acredite el destino y/o estado físico de la mercancía detallada en una factura determinada (devolución, merma, robo, etc.).

IV.-Recomendaciones:

-Contar con un expediente porcliente integrado por:
-Datos Generales del cliente
-Reporte de Antigüedad de saldos / Actualizado al cierre de mes inmediato anterior
-Facturas originales y/o copias
-Contra-recibos emitidos por elcliente
-Documentos relacionados con el cliente. (Circulares, cartas, notificaciones, contratos, etc.)

V.- Conceptos a utilizar en un arqueo:

1.- Factura pendiente de ingresar a revisión conel cliente (con evidencia de haber entregado la mercancía)
2.- Factura con sello de recibido para su pago (relación, sello, carta, contra-recibo emitido por el cliente).
3.- Factura Original....