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PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Código

GDO-TIC-MA-003

PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Versión

1.0

PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

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PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Código

GDO-TIC-MA-003

PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Versión

1.0

TABLA DE CONTENIDO
I.

II.

III.

GENERALIDADES
1.1 Introducción1.2 Propósito y alcance
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo general
1.3.2 Objetivos específicos
1.4 Marco Legal General
1.5 Requerimientos para el desarrollo del programa de gestión documental
1.5.1 Normativos
1.5.2 Económicos
1.5.3 Administrativos
1.5.4 Tecnológicos
1.6 Glosario
DIAGNOSTICO GENERAL
2.1 Antecedentes
2.2 Estructura Orgánica
2.3 Listado de dependencias
2.4 Grupo interno de trabajo Gestiónde La Información
2.4.1 Estructura del Grupo Gestión de la Información- Situación actual
2.4.1.1 Recurso humano
2.4.2 Documentos del Modelo Integrado de Gestión
2.4.3 Herramientas para la Gestión Documental
2.4.4 Plan de mejoramiento actual
2.4.4.1 Capacitación en Gestión Documental
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
3.1 Marco Legal
3.2 Definición e importancia
3.3 Cuadro de clasificación documental3.4 Tablas de retención documental
3.5 Tablas de valoración documental
3.6 Inventario Documental
3.7 Mapas de procesos y flujos documentales
3.8 Archivo total
3.8.1 Archivo de gestión

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DOCUMENTAL

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GDO-TIC-MA-003

PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

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1.0

3.8.2 Archivocentral
3.8.3 Archivo histórico
3.9 Lineamientos para los procesos de Gestión Documental
3.9.1 Planeación y Valoración
3.9.2 Producción
3.9.2 Recepción, direccionamiento y organización
3.9.3 Distribución
3.9.4 Consulta
3.9.5 Transferencia y Disposición
3.9.6 Preservación
3.9.7 Seguimiento a la Gestión Documental
3.10 Gestión Documental Ambiental
IV.

MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL
PARA EL MINISTERIO
4.1 Plan Nacional de Desarrollo
4.2 Plan Vive Digital
4.3 Plan Nacional de Desarrollo

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I.

GENERALIDADES

1.1

Introducción

PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Código

GDO-TIC-MA-003

PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Versión

1.0

Existe un amplio marco legal y jurídico sobre elque se desarrollan la gestión documental y el
archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que contempla la
organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la
función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del País para
ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció lasreglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, y determinó como obligación para las
Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos Archivísticos.
Adicionalmente, es importante destacar el alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012,
por el cual se reglamenta el título V de laLey 594 de 2000, dispone en su artículo 3º que “la
gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de
las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es
responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca
el Archivo General de la Nación.”
De otro lado, el Estadoha venido reorganizando el sector de las comunicaciones y desde varios
años atrás ha venido suprimiendo entes adscritos al sector, una vez suprimidos sus archivos
deben ser salvaguardados por el Min TIC.
Por todo lo anterior se observa la necesidad de mantener y conservar los archivos de la entidad y
garantizar su conservación en el tiempo, conforme lo exige la Ley 594 de 2000, y los decretos...