ARTICULO 027 ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ARTICULO 027 DE 2006
ACUERDA:
ACTUALIZAR EL
REGLAMENTO
GENERAL DE
ARCHIVOS EN SU
ARTICULO 67

A






Acceso a documentos de archivo:
derecho a consultar la información
que conservan los archivos públicos.
Acervo documental: documentos
conservados por su valor sustantivo y
cultural
Administración de archivos: conjunto
de estrategias dirigidas a la
planeación y dirección de los recursos
paraun buen manejo de los archivos.



Archivo: es el nombre que recibe
un conjunto ordenado de
documentos que elabora una
sociedad, una institución o
persona.







Almacenamiento de documentos:
acción de guardar
sistemáticamente documentos de
archivo en lugares apropiados.
Archivista: profesional graduado en
el manejo de archivos.
Archivistica: disciplina de
manipulación de archivos.





C

Carpeta: unidad de conservación
que protege los documentos para
su almacenamiento y
preservación.
Catálogo: instrumento de consulta
que describe unidades
documentales.
Certificación de documentos:
constatar la presencia de
determinados documentos o datos
en los archivos.

Ciclo vital del documento:
etapas por las que pasan los
documentos desde su
producción o recepción, hasta
su disposiciónfinal.
 Consulta de documentos:
acceso a un documento o a
varios, con el fin de conocer la
información que contienen.


D

Distribución de documentos:
Actividades tendientes a
garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
 Documento: Información
registrada, cualquiera que sea
su forma o el medio utilizado.
 Documento activo: Aquel con
valores primarios cuyo uso es
frecuente.




E
Eliminación documental:

disposición final para aquellos
documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual
se agrupan folios sueltos para
darles forma de libro. La unidad
producto del empaste se llama
“legajo”.



Encuadernación: Técnica mediante la cual se
cosen uno o varioscuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su
protección.



Estantería: Mueble con entrepaños para
almacenar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.



Expediente: Unidad documental compleja
formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolución de un
mismo asunto

F




Facsímil: Reproducciónfiel de un
documento lograda a través de un
medio mecánico, fotográfico o
electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que
indican los momentos de inicio y
de conclusión de un expediente,
fecha más antigua y más reciente
de un conjunto de documentos.






Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio recto: Primera cara de un
folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un
folio, lacual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de
documentos de personas naturales
o jurídicas, que se completa
sistemáticamente

G





Gestión documental: actividades
administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación
Guía: Instrumento de consulta
documental que indica sus
características fundamentales,
como organismos que los originan,
seccionesy series que los forman.

I




Identificación documental:
consiste en indagar, analizar
y sistematizar las categorías
administrativas y archivísticas
que sustentan la estructura
de un fondo.
Índice cronológico: Listado
consecutivo de fechas.





Índice: Instrumento de consulta en
el que se listan, alfabética o
numéricamente, términos
onomásticos, toponímicos,
cronológicos y temáticos,acompañados de referencias para
su localización.
Índice toponímico: Listado de
nombres de sitios o lugares

L




Legajo: Conjunto de
documentos atados o
empastados para facilitar su
manipulación.
Legislación archivística:
Conjunto de normas que
regulan el quehacer archivístico
en un país.

M





Manuscrito: Documento elaborado
a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal
transparente del...