Asi Se Realiza Un Certamen

Así Se Realiza Un Certamen


Tomado de: http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-369874

Aunque realizar un evento parezca una labor sencilla, muy pocas personas tienen la experiencia y losconocimientos para ejecutarlo con resultados satisfactorios. Hay que tener en cuenta diversos aspectos, que solo un Organizador Profesional de Eventos (OPC) está en capacidad de hacer.

Los pasosson varios: analizar el porqué del certamen, el carácter que tendrá, lugar donde se hará, quiénes serán los contratistas, medios que se emplearán, recursos humanos, temporada en que se llevará a cabo,publicidad, presupuesto y programa, son algunos de los puntos que se deben observar con detenimiento.

Según Jorge Trujillo, miembro de la Asociación de Organizadores Profesionales de Congresos(OPC), luego de analizar las motivaciones de la reunión y clasificarla (asamblea, clínica de trabajo, conferencia, rueda de prensa, coloquio, congreso, convención u otra), se determinan de manera precisala dinámica y la metodología que han de aplicarse para facilitar la estructuración del programa.

Después se busca el lugar adecuado, teniendo en cuenta que la fecha prevista no coincida con altastemporadas turísticas. Para ello, Trujillo recomienda que sean en marzo, abril, mayo, junio, septiembre, octubre, noviembre o en los primeros días de diciembre. Así mismo, de acuerdo con el programa secotizan los alimentos, bebidas y, si es necesario, el alojamiento, los tiquetes y los costos de la publicidad.

Con el fin de facilitar esas tareas, el OPC determina la creación de comitésfinanciero, científico, cultural, organizativo, de comercialización, promoción y de control.

Es indispensable conocer previamente las instalaciones donde se hará el evento, el menú que se ofrecerá, lasinstalaciones hoteleras, el transporte (con calefacción o aire acondicionado según las circunstancias), los montajes de stands, salones y exhibición, así como a los proveedores y los suministros, en...