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MANUAL PARA HACER UN ARCHIVO PLANO
1. En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas en una plantilla de 30 columnas según las siguientes especificaciones.

Algunas Columnas de Cuidado
Columna 1 se ingresa el número de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc Columna 2 se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente. Columna 3 se debe utilizar uno de los siguientesacrónicos: Compra Venta FC= Factura FC= Factura FE=Factura Especial FE=Factura Especial FCE= Factura Electrónica FCE= Factura Electrónica FPC= Factura Pequeño Contribuyente NC= Nota de crédito DA= Declaración Única Aduanera ND= Nota de débito FA= FAUCA FO= Formulario SAT EP= Escritura Pública NC= Nota de crédito ND= Nota de débito

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1Para las facturas de pequeño contribuyente se utilizan el acrónico de FCP y se ingresan los datos de las columnas de la uno a la 9 y el resto se dejan vacías hasta llagar a las columnas de la 27 a la 30 donde deben ingresar los valores gravados. Columna 4 se debe digitar el número de serie, si es factura electrónica digitar según el siguiente ejemplo FACE-63-FEA-01-001 Columna 5 se debe digitar elnúmero de documento, si es factura electrónica digitar según el siguiente ejemplo anteponiendo la comilla simple (‘) Ejemplo: ‘120000000000124 observar que no quede representado como 1.20E+11 porque dará un error.

Columna 6 Debe ingresar la fecha en formato dd/mm/aaaa, ejemplo 01/01/2012, observar que no debemos digitar la comilla simple. Columna 12 Número de orden de la cédula, se debe de digitarindistintamente A-1 o A1, pero si ingresa un número de DPI o parecido por el tamaño, lo debe de dejar en blanco. Columna 13 Número de Orden de Cédula o DPI, si está ingresando número de cédula, asegúrese que sea mejor a 8 dígitos Ejemplo: 11258861, si es número de DPI, ingresar el CUI, anteponiendo la comilla simple (‘), y sin espacios intermedio, Ej. ‘2065283881802 NOTA IMPORTENTE: Si ingresadatos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13 en blanco, si ingresa datos en estas dos columnas, debe dejar la columna 7 en blanco. Columnas de la 16 a la 23 deben de contener como mínimo un cero, cuando ingrese cualquier tipo de documento a excepción de facturas de pequeños contribuyentes.

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El archivo será según el siguienteejemplo:

NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar número de cédula o DPI según el ejemplo de la fila 7 de la imagen anterior. 2. Asegurarse que no tenga columnas ni filas de más, para este caso deben de presionar las teclas {END} y luego la tecla {HOME} del teclado en ingles en español {FIN} y luego {INICIO}. Al presionar estas teclas, el cursor se ubicará en la última celda utilizada,ej.

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NOTA: En caso de registrar una factura de pequeño contribuyente note en la fila 2, de la imagen anterior, que solo se ingresó el valor gravado de la factura en la columna “AA” a la “AD” conforme a lo que corresponda, y se dejó en blanco las columnas de la “P” a la “W” 3. Sí el cursor se ubica en otra columna diferente a la “AD”seleccionar desde donde quedó el cursor, hasta la columna AE,

Se marcan las columnas y con click derecho del ratón en la opción de eliminar.

En el lado de las filas se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del último documento grabado, de lo contrario eliminar las filas con el mismo procedimiento de las columnas. 4. Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombreserá “Ejemplo” y luego se debe eliminar la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos hubiera servido de referencia, a efecto de dejar en la primera fila, el primer registro a grabar.

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El archivo ejemplo quedará así:

5. Luego renombramos el archivo (Guardar Como),

6. Seleccionamos el tipo de archivo a grabar como “Texto...