Asistencia Administrativ1

Asistencia administrativa

Andrea leudo solarte

LIC. MARTHA MURILLO

Actividad de la guía 1.


Reflexión sobre gestión documental
1Que es un sistema de gestión documental
2 Mencione las ventajas ydesventajas de tener o no tener un sistema de gestión documental
3 Cuál es el procedimiento para archivar los documentos digitalmente
4 Haga un breve resumen sobre gestión documentalRespuestas:

1- Son aquellos procesos de gestión a base de datos en los cuales participan sistemas tecnológicos y avanzados que hacen mas fácil optima la conservación de archivos y documentos de unaentidad u organización.
2-
Ventajas:
Mejorará el Servicio a los clientes en la empresa.
Ahorrara Tiempo Y Dinero.

Desventajas:

Se pueden generar gastos administrativos, económicos y detiempo.
Puede perjudicar la agilidad operativa de la organización (se emplea mucho tiempo al archivar o recuperar documentos, que se quitan a otras actividades de la empresa.
Si no se tiene un sistema degestión documental se corre el riesgo de pagar un coste anual entre el 5 al 15 % de la cifra del negocio.


2- lo que debemos para archivar un documento digitalmente lo que debemos hacer es:
Porejemplo:
Para la venta de un producto:
1.1 la oferta actual debe almacenarse en un archivo de Excel o Word en el ordenador local o en el servidor la correspondencia de correo electrónico con el cliente sealmacena en el “Exchange Server ’’ el pedido se almacena en formato papel en una carpeta y la factura en el programa de gestión.

1.2 los documentos en papel por ejemplo : facturas, cartas ,o copiasimpresas se escanean, y una vez escaneados se les asignan términos de índice.

4.
La Gestión Documental:
Son sistemas tecnológicos que como ya lo había mencionado antes nos ayudan a tener una mejororganización de los documentos en la entidad facilitando así la búsqueda de los mismos y también la conservación de ellos.
Permiten reducir gastos y tiempo necesarios de la empresa, y ayuda también a...