asistencia administrativa

La función de la secretaria y el asistente administrativo en la empresa competitiva.
Perfil Ocupacional 
La asistencia administrativa ha evolucionado y en su perfil ocupacional puede verse lo siguiente:
Supervisan, coordinan y controlan las actividades de empleados de oficinas y apoyo administrativo. También implementan procedimientos administrativos, establecen prioridades de trabajo ycoordinan actividades de adquisición de servicios administrativos como espacio, suministros y servicios de seguridad. Realizan diversas funciones de apoyo administrativo a empleados, profesionales o personal administrativo. Se desempeñan como secretarias generales, secretaria auxiliar contable, recepcionista, asistente administrativa, asistente de gerencia, digitadora, archivista, organizadora deeventos, servicio al cliente.
 Qué hace la Asistente Administrativa
1. Coordinar y velar por los procesos administrativos en la oficina, revisar, evaluar e implementar nuevos procedimientos.
2. - Establecer prioridades de trabajo, delegar trabajo en personal de apoyo y garantizar que los plazos y trámites se   cumplan.
3. Planear y coordinar servicios para la oficina, como distribución de espacios,equipos, suministros, disposición de bienes, parqueaderos y servicio de mantenimiento y seguridad.
4. Mantener archivos de control de presupuesto de inventario.
5. Revisar documentos y contactar aspirantes para entrevistas
6. Ayudar en la coordinación de los procesos administrativos, como presentación de presupuestos, administración de contratos y preparar programaciones de trabajo.


Lasecretaria y Asistente administrativo en función de asistente de Gerencia
Comunicaciones
La asistente de un gerente usualmente responde las llamadas telefónicas solamente para su jefe. Ella sirve como la primera persona que entra en contacto con los visitantes de la oficina, saluda e instruye a las personas que llegan para las citas. Toma los mensajes telefónicos del gerente y de ser necesarioresponde a las llamadas telefónicas de su jefe en su nombre. La asistente prepara comunicaciones escritas, tales como cartas y correos electrónicos, también en nombre de su jefe. Ella sirve como el punto focal para recibir la correspondencia y los paquetes que se reciben y se despachan.
A diferencia de una secretaria general suele ser responsable de responder las llamadas entrantes solo para elgerente. Tendrá que filtrar las llamadas para determinar si puede ayudar a la persona que llama o si su jefe está disponible para tomar la llamada. Asistir al gerente en saludar a los visitantes que entren en la oficina y según sus instrucciones. Las funciones de Secretario o secretaria para el gerente también pueden incluir la conexión con otros profesionales en su nombre a través de correspondenciaescrita, hacer llamadas telefónicas y enviar correos electrónicos.
Funciones de la organización

Las funciones de organización son clave dentro de las responsabilidades de una asistente de gerente. Ella debe mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras los sistemas de teléfono, de videoconferencia y de otro equipo de oficina. La asistente debe mantener control de lo que está en inventarioy cuándo solicitar insumos de oficina. Ella debe mantener los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de forma que los gerentes tengan un acceso fácil a los documentos importantes. Además, la asistente debe ser responsable de organizar la agenda y el calendario del gerente.

Los administradores esperan que sus secretarios sean organizados. Se es responsable de velar por los archivos de laoficina que se mantengan ordenados y todos los documentos confidenciales se colocan en un lugar seguro. Puede que se tenga que ordenar el correo electrónico entrante para determinar lo que se le presenta al gerente o se descarta. Asistir al gerente con frecuencia incluye el mantenimiento de su horario. Él espera que se lleve un registro de sus citas, programar reuniones y hacer sus arreglos de...