Asistencia Administrativa

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ORGANIZACION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
NOMBRE DEL MODULO 3: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
DURACIÒN MÀXIMA : ACOMPAÑAMIENTO DIRECTO : 105 HORAS
TRABAJO AUTÒNOMO : 45 HORAS
1. COMPETENCIAS A DESARROLLAR:

Competencia:
Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

Elemento decompetencia:
Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
Elemento de competencia:
Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las
Normas vigentes.
Elemento de competencia:
Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.
Elemento de competencia:
Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la Organización.

2.RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

1. Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas dela organización la
Legislación vigente.
2. Despachar documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos, las normas internas y la legislación vigente.
3. Organizar y administrar los archivosaplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente.
4. Conservar y preservar los documentos para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas y la legislación.
3. CONOCIMIENTOS
3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Recursos informáticos:
Ø -Computadores
Ø -Aplicativos (software)
Ø -Redes de informaciónØ -Impresora
Ø -Internet
Ø -Correo electrónico

Fax
Digitación
Técnica de reproducción
Útiles, elementos y mobiliario
Legislación para la gestión y administración documental.

Concepto de :
Ø -Gestión Documental
Ø -Documento
Ø -Documento de archivo
Ø -Documento electrónico de archivo
Ø -Comunicaciones Oficiales.

Correspondencia
Clases de documentos:
Ø -público
Ø -PrivadoUnidad Correspondencia :
Ø -Concepto
Ø -Objetivos
Ø -Misión
Ø -Funciones
Ø -Servicios que presta
Ø -Normas internas (Manuales de procedimiento, Gestión Documental) y legislación vigente para el recibo y despacho de documentos.

Estructura interna de la Organización:
Ø -Técnicas de organización
Ø -Tipos de Organización: Lineal, funcional, lineal staff , departamentos matrices y unidadesestratégicas de negocios.

Medios de ingreso y despacho de documentos; normas de correo y embalaje.
Clasificación de la documentación producida y recibida:

Ø -Correspondencia
Ø -Folletos, revistas y publicaciones
Ø -Comunicaciones oficiales recibidas
Ø -comunicaciones oficiales enviadas
Ø -comunicaciones oficiales por correo electrónico.

Planillas y formatos para la radicación yregistro de correspondencia recibida, correspondencia enviada, relación de préstamos de documentos, recordatorio de correspondencia sin contestar, registro de correspondencia para entrega directa en las entidades, registro de correspondencia enviada por fax, testigo (ficha de afuera para préstamo de documentos).

Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales recibidas.Procedimiento para la distribución de las comunicaciones oficiales recibidas.

Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales y comerciales enviadas.

Procedimiento para el envío de comunicaciones oficiales producidas.

Depósitos de archivos

Ø Conceptos
Ø Principios

Condiciones físicas y técnicas de las instalaciones locativas destinadas para la custodia yconservación de los archivos.
Normas y legislación vigentes para las instalaciones locativas de los archivos.
Muebles
Unidades de conservación
Elementos
Normas técnicas y legislación vigentes para la organización y funcionamiento de los archivos y servicios archivísticos.

Conceptos de:
Ø Archivo
Ø Archivo total
Ø Organización de archivos
Ø Organización de documentos
Ø Clasificación
Ø...