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CARPETAS DE ARCHIVO

Aclaración sobre el uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para el almacenamiento de los documentos de archivo
Publicado el día 13 de octubre de 2009-ArchivoGeneral de la Nación
Según la NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad”, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltosde cualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de losdocumentos.

Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estascarpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y el contacto con material metálico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede perderseinformación si éstos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metálico causa abrasiones y manchas de oxidación.

Como seanotó anteriormente, para evitar el daño de los documentos éstos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo de cada entidad oinstitución. Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que todo referidos a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y que novan a tener una conservación permanente. Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta celebrada en el Comité de Archivo donde se justifique la decisión.

Dependiendo de los tiempos deretención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental de su Institución, le sugerimos usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapas laterales para...