ASISTENCIA A DIRECCION

Aprovecho la presente para saludarlo y comentarle que me tomé la libertad de realizar el siguiente reporte que espero sea de su agrado y le parezca coherente y objetivo.
Para mí, las actividades de la asistente de dirección son desde revisar los e-mails que se reciben y evadir gran parte de la correspondencia del director, desde fijar los compromisos del director hasta supervisar eltrabajo de oficina y proporcionar asistencia personal, desde organizar y gestionar los archivos a recoger información y compilar datos para publicaciones y relaciones, y aún así, resolver los problemas de comunicación, efectuar la supervisión de actividades administrativas y comerciales: el asistente personal desarrolla tareas significativas y de responsabilidad y es, de hecho, el brazo derechodel director. El producto principal de su trabajo organizativo es que el director ponga su confianza en ella para delegar asuntos que son importantes y que de antemano sabe que se solucionaran de manera positiva.
Mis propósitos para poder cumplir bien mi trabajo es tener muy claro los objetivos que tengo que alcanzar, porque esto me ayudará a saber proyectar los resultados a obtener y me daráuna clara indicación del comportamiento más idóneo que se tiene que utilizar, por tal motivo para mí es de vital importancia la comunicación entre el director y su asistente.
Es útil tener muy claro incluso cual es la meta de la empresa para la cual se trabaja, su visión, sus valores, los productos que la misma ofrece al mercado, sus sistemas de comunicación, las reglas generales de lacomunidad empresarial: cuanta más información se tiene, se puede aportar más al puesto.
Esta última es una tarea muy importante pues es la línea de confianza y lealtad de ambas partes pues con esa información se crea ese vínculo y hace la diferencia entre los otros puestos cercanos a la dirección.
Por tal motivo y sabiendo de antemano las razones por las cuales está creando este nuevo puesto en suempresa me di a la tarea de enumerar a continuación algunas de las obligaciones que un asistente de dirección debe tener y que es un requisito para poder cubrir satisfactoriamente las necesidades de su jefe.


ASISTENTE PERSONAL DE DIRECCION GENERAL
1. ATENDER A TODA PERSONA EXTERNA O INTERNA QUE ACUDE O LLAMA A DIRECCION GENERAL POR ASUNTOS DIVERSOS PROPIOS DE LA OPERACIÓN O ADMINISTRACIÓNTRATANDO DE CANALIZAR O DAR APOYO DIRECTO DEPENDIENDO EL CASO Y ASI COADYUVAR A LA PRONTA ATENCION DE PETICIONES Y NECESIDADES DE LA EMPRESA.
2. DAR SEGUIMIENTO A LAS INSTRUCCIONES DERIVADAS DEL DIRECTOR GENERAL REFERENTES A LAS DISTINTAS AREAS DE LA EMPRESA, ESTAR EN CONSTANTE COMUNICACION CON LAS MISMAS PARA ATENDER LAS NECESIDADES REQUERIDAS POR EL DIRECTOR CON RAPIDEZ Y EXACTITUD.
3.ELABORAR, FACILITAR, DERIVAR, TRAMITAR, ENVIAR, RECIBIR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS TALES COMO; OFICIOS, CIRCULARES, REQUISICIONES, SOLICITUDES, COTIZACIONES, COMPROBACIONES, INFORMES, COPIAS FOTOSTATICAS, CORRESPONDENCIA Y OTROS DESIGNADOS POR LA PROPIA DIRECCION GENERAL CON EL FIN DE COLABORAR EN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS, AGILIZAR LOS TRAMITES ADMINISTRATIVOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEACTIVIDADES PROPIAS DE LA DIRECCION GENERAL, PROPORCIONAR LA INFORMACION REQUERIDA YA SEA POR LA MISMA DIRECCION O POR PERSONAS INTERNAS O EXTERNAS DE LA EMPRESA.
4. APOYAR EN ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DIVERSAS, SEÑALADAS POR LA DIRECCION, ASI COMO TAMBIEN FACILITAR EL DESEMPEÑO DE LAS LABORES CORRESPONDIENTES.
5. RECIBIR Y CANALIZAR LAS PETICIONES A DIRECCION DE CADA UNO DE LOS JEFES DE AREA SEGÚNINSTRUCCIONES DE LA DIRECCION GENERAL.
6. COORDINAR LA LOGISTICA Y TEMATICA DE DIVERSOS EVENTOS QUE SE LLEVEN A CABO, REALIZAR EL ORDEN DEL DIA JUNTO CON LA PRESENTACION DE LA INFORMACION Y DE IGUAL FORMA SER RESPONSABLE DEL SOPORTE TECNICO-INFORMATICO EN LA PRESENTACION Y REDACCION DE LA MINUTA CORRESPONDIENTE Y ASI CONTROLAR, SEGÚN INSTRUCCIONES, LA INFORMACION QUE SE HACE LLEGAR A LAS AREAS...