Asistente administrativo

Introducción

Cuántas veces hemos escuchado que el asistente administrativo es la cabeza de una empresa, y cuántas veces hemos visto cómo critican a estos asistentes por su forma de vestir, sus escritorios tan desordenados, en fin por todo. Creo que hemos escuchado esto en todas partes; en la radio, la televisión… críticas, y críticas, sin embargo en ocasiones dicen la cruda verdad.
Sabemosque un asistente administrativo primeramente en toda su organización debe y tiene que mantener la responsabilidad y obligación de un orden cotidiano en su vida. Además, si manejan de forma adecuada su imagen profesional, su etiqueta, su tiempo, la toma de decisiones y lo más importante el estrés diario, entonces tendrán los componentes básicos, para así lograr ser un buen asistenteadministrativo.

EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Con los avances en la tecnología y la aparición de nueva herramientas electrónicas, el papel de asistentes administrativos ha evolucionado para desempeñar funciones antes reservadas al personal profesional y gerencial. Muchos asistentes administrativos actualmente proveen entrenamiento y orientación para el nuevo personal, conducen investigaciones en Internet yson los encargados de solucionar los fallos que presenten las tecnologías de oficina. A pesar de este cambio, las responsabilidades principales de los asistentes administrativos siguen siendo la coordinación y realización de las actividades administrativas, el almacenamiento, la recuperación e integración de la información a ser entregada al personal y los clientes.

Los asistentesadministrativos son esenciales para que una oficina trabaje correctamente. Ellos son los administradores de la información y comunicación en una oficina. Además, se encargan de la organización de reuniones y citas, la organización del papeleo y los archivos electrónicos, la dirección de proyectos. Asimismo, en algunas ocasiones incluso son responsables por la organización de los viajes de negocios o elrecibimiento de los invitados. Como parte de su trabajo, los asistentes administrativos deben estar acostumbrados y ser capaces de lidiar con equipo como fax, fotocopiadora, scanner, y sistemas telefónicos. Otras de las habilidades requeridas para aquellos que quieran desempeñarse en esta área incluyen conocimiento de aplicaciones de software, especialmente en el caso de procesadores de palabras, ymanejo de bases de datos.

Los asistentes administrativos deben ser competentes en mecanografía y tener buenas habilidades de comunicación oral y escrita, especialmente en lo que se refiere a puntuación, gramática y ortografía. Discreción, buenas relaciones interpersonales, iniciativa, buen juicio son características apreciadas también

Vestimenta

¿Qué dirías tú, si fueras a una empresa y laasistente administrativa se encuentra vestida con un mahón corto, tenis y una “T-Shirt”? Lo primero que te pasaría por la mente es, “qué clase de asistente es esa que ni parece asistente, con ese modo de vestir”. Pues la verdad, duele, pero sin duda alguna, la imagen profesional ayuda a ganar un lugar en la mente de los clientes. Tienes que siempre mantener una buena apariencia y vestimenta entodo momento, ya que tu forma de vestir dice mucho de tu persona.
Otro punto muy real e importante es la postura, muchos de nosotros nos quejamos, pero no nos damos cuenta que la postura es algo muy importante; ya que te da valor en la empresa y para con los clientes. Tú no vas a trabajar en una empresa, y te vas a sentar en tu área con las piernas encima de tu escritorio, sin zapatos, sincorbata, con el camisón enrollado en las mangas, en fin, como si estuviera en tu casa. De hacerlo, estarías dando una impresión frustrante, ya que las otras cosas que te ayudarían a verte más profesional, las perderías haciendo esto.
La apariencia personal es muy importante, por eso en mi trabajo como asistente administrativa, trato de mantener una buena apariencia, uniforme, o ropa casual, pero...