Asistente Contable

POLITICA Y GESTION PARA EL MANEJO DE
ACTIVOS FIJOS EN LA U.S.C / año 2006

CONTENIDO GENERAL DE LA PROPUESTA
1. Responsabilidades para el manejo y control general de Activos Fijos
2. Adquisición de Activos
3. Categorización de Activos Fijos
4. Plaqueteo
5. Ingreso y registro de Activos al sistema AFUNO
6. Control físico de Activos Fijos
7. Utilización y manejo en departamentos usuarios8. Inventarios periódicos de control por parte de auditoría Interna
9. Depreciaciones
10. Adiciones, retiros y valorizaciones
11. Política de capitalización
12. Ajustes por inflación
13. Transferencia de Activos entre departamentos
14. Activos para mantenimiento o reparación (Al interior de la USC)

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15. Activos para mantenimiento o reparación (fuera de la USC)
16. Préstamo deActivos (Al interior de la USC)
17. Préstamo de Activos (fuera de la USC)
18. Inventario físico anual
19. Control físico permanente por dependencias
20. Tramite de ajustes por: Bajas y Desuso de los Activos
21. Ventas de materiales, Activos usados y equipos en general
22. Donaciones de Activos de la USC
23. Donaciones Realizadas a la USC
24. Trámite a seguir con Elementos que ingresan y noson propiedad de la
Institución
25. Trámite a seguir con Elementos de propiedad de contratistas, arrendatarios y
demás.
26. Sistematización del proceso
27. Formatos de soporte
28. Diagrama de responsabilidades
29. Disposiciones finales
30. Glosario

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1. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE
ACTIVOS FIJOS
La propiedad planta y equipo como componente de la posiciónfinanciera reflejada en
los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente
ya que constituye el principal activo de la Institución y componente básico del
patrimonio que periódicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluación
de los entes que dictaminan dichos estados.
El enfoque de control debe estar orientado a:
1. Que los inventarios físicosestén correctamente valorizados.
2. Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico.
3. Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad
de los empleados (Jefes del Área) no solamente en cuanto a su custodia sino
también en cuanto al manejo y conservación; que a su vez puede ser delegado
a sus subalternos sin perder el sentido de laresponsabilidad principal.
4. Que los aplicativos CGUNO y AFUNO permanezcan conciliados mes a mes
entre si, y con las existencias físicas.
5. Que la codificación de control físico esté
permanentemente y debidamente sistematizada.

unificada,

controlada

6. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de
activos dentro y fuera del Alma Mater, en todas las sedes que seencuentren
en funcionamiento.
7. Que las responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto
a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos.
Lo anterior implica que la información de activos fijos debe mantener actualizada

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donde se pueda presentar una relación valorizada de los activos fijos muebles e
inmuebles de todas las sedes de la Universidado lugares en donde presta sus
servicios, así mismo, de todos los elementos de laboratorios, bodegas, bibliotecas,
almacenes, gimnasio, apartahotel, centro recreacional, y de todas aquellas áreas que
manejan elementos o mercancías de propiedad de la Universidad , facilitando de esta
manera los controles de auditoría interna en la verificación selectiva periódica. Así
mismo a través delaplicativo de control se debe mantener actualizada la ubicación y
responsable por áreas, dependencias u oficinas.
Los conteos periódicos programados y realizados por la Gerencia Administrativa en
coordinación con las Áreas responsables deben reportarse oportunamente a
contabilidad con el propósito de actualizar permanentemente los registros contables
en el aplicativo CGUNO.
ASIGNACION DE...