Asistentes Y Funciones

FUNCIONES DEL ASISTENTE DE LA ADMINISTRACIÓN.

* PEDIDOS:

Las solicitudes de pedidos, suelen realizarse por teléfono, e-mail y tienda; y no siempre las realiza el cliente que va a recibir el servicio, sino su secretaria o asistente.

¿Quién hace pedidos? Las suelen hacer: personas particulares, empresas y pueden ser tanto para individuales como para grupos.

Las funciones delasistente son: atender solicitudes de pedidos, tarifas y servicios. Así mismo de acuerdo a la disponibilidad confirmar y modificar pedidos.

* RECEPCIÓN DE PEDIDOS:

La Recepción propiamente dicha, realiza sus funciones desde antes que el cliente llegue a Chocofilia, y hasta que éste se retira del Chocofilia:
Hacer el pre registro de su pedido.
Elaborar listas del pedido y hacer su presupuesto.Registrar en la libreta al cliente: nombre, cel., tel., correo electrónico, dirección.
Recibir y entregar mensajes para el cliente dependiendo sus dudas de su pedido.
Llenar la nota de pedido y notificarle al cliente con que numero puede checar su pedido.
Controlar el pedido (decorado, color del decorado, tipo de alfajor o producto, color del listón, diseño de la tarjeta),
Dar salida a lospedidos (revisar el pedido con respecto a la nota, la cantidad a entregar de producto, que este bien empaquetado y que este liquidado).
Cuando se envía en servicio de taxi Verificar que el taxista haya entregado el paquete en buenas condiciones (se llama al cliente para verificar).
Atender problemas de los clientes.
Solicitar trabajos a producción.
La Autorización de envíos de producto lo hace elcliente.
Atender el Departamento de Pedidos por medio electrónico.
Promover los servicios del Chocofilia.
Comentar a su jefe las opiniones de los clientes del Chocofilia.

Mantener limpia la recepción.
Realizar inventario de papelería, folletos y tarifas.
Archivar la papelería que ya ha sido utilizada.

* Teléfono:
El teléfono es el medio de comunicación más usado en chocofilia,tanto para comunicación interna como externa. Los chocofiliaes generalmente trabajan con centrales, que tienen anexos en las habitaciones y en las principales áreas del chocofilia. Sus funciones específicas: tomar mensajes para los huéspedes o personal del chocofilia, hacer vales de las llamadas telefónicas, e inclusive hacer labores de despertador.
En la comunicación telefónica es muy importante eltono de voz, la vocalización y la rapidez en la atención.
Se recomienda coger lápiz y papel cada vez que suene el teléfono, para no hacer esperar, tomar los mensajes completo y dejar hablar hasta que el interlocutor termine su mensaje.
* Conserjería:
Departamento que realiza tareas múltiples. Por su proximidad con los huéspedes, puede promover los servicios del chocofilia y captar mejor elestado de ánimo del cliente durante su estancia. Funciones:
Acompañamiento a huéspedes a las habitaciones.
Llevar autos de huéspedes a la cochera.
Controlar equipaje de huéspedes y grupos.
Guardar en custodia el equipaje de los huéspedes.
Controlar accesos y ascensores.
Llevar mensajes de huéspedes a las habitaciones.
Conocer de primeros auxilios.
Realizar compras de entradas paraespectáculos.
* Caja y Facturación:
Este importante sub-departamento, se encarga de:
Apertura y cierre de las cuentas
Realizar cargos
Cuadrar las cuentas
Emitir facturas o boletas.
MATERIALES Y EQUIPO DE TRABAJO
De la buena distribución de los muebles y equipos en la Recepción, depende que sus empleados realicen un trabajo rápido y eficiente.
* Pedidos:
1. Hoja de Control de Pedidos: es unformato en papel cuadriculado con 31 columnas, una para cada día del mes, y renglones según habitaciones del chocofilia, en el que se van anotando las pedidos recibidas, y sirve para evitar sobreventas.
2. Formatos: de toma de reserva, de modificación, cancelación y confirmación de pedidos.
* Recepción:
 Computadora: para llenar los slips o tirillas, para hacer tipeos, para hacer Listas...