Asociación Religiosa Sin Fines De Lucro

Práctica1. Introducción a Microsoft Access
Los sistemas de información empresariales tienen como misión el proporcionar información precisa en el momento adecuado, tanto para la gestión y realización de procesos de negocio como para el soporte a la toma de decisiones. El repositorio de los datos sobre los que trabaja el sistema de información es una base de datos. La base de datos permite elalmacenamiento de datos de manera estructurada, relacionada y ordenada, con vistas a una consulta útil (se puede acceder a los datos relevantes de una manera simple), eficiente (se prima el tiempo de acceso) y segura (existen mecanismos que aseguran la coherencia de los datos).

¿Qué es Access?
Una base de datos precisa de un programa que se encargue de su creación, mantenimiento y explotación. Adicho programa se le denomina SGBD (Sistema Gestor de Base de Datos). Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBDR) de la casa Microsoft que trabaja sobre el sistema operativo Windows. Esto significa que disponemos de una serie de programas o aplicaciones (software), que aprovechando las ventajas del entorno gráfico Windows, gestionan una colección de datos estructurados conel fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema informático. Supongamos que tenemos la tarea de informatizar una empresa que se dedica a la venta de artículos. Tendríamos que organizar toda la información referente a artículos, clientes, proveedores, facturas, datos de contabilidad, datos fiscales, control del almacén, etc. Para realizar esto contamoscon Access que nos permitirá crear la base de datos necesaria. Lo primero que se debería hacer es diseñar la forma de almacenamiento de los datos, para después pasar a la introducción de los propios datos. A partir de aquí ya se podría conocer en todo momento el estado de nuestra empresa de una forma rápida y sin errores, realizando las consultas de información pertinentes y presentándolas de lamanera que nos resulte más útil. Ahora sólo habrá que mantener la base de datos al día introduciendo las nuevas informaciones que se vayan generando, como por ejemplo los pedidos efectuados por nuestros clientes, o aquellos que nosotros hagamos a nuestros proveedores. Objetivos a cubrir por la Base de Datos en la empresa. Son dos: • Obtener información precisa. • Obtener información en el momentoque se necesite. Las tres partes de un sistema de información genérico son: La BASE DE DATOS. Es el conjunto de informaciones diferenciadas : • Información sobre los artículos: Código, Nombre, Descripción, Precio de compra, Precio de venta, Proveedor, Existencias en el almacén, etc. • Información sobre los proveedores: Código, Nombre, Dirección, Teléfono, NIF_proveedor, Saldo, etc. • Informaciónsobre los clientes: Código, Nombre, Dirección, Teléfono, NIF_cliente, Saldo, etc. • Información sobre las compras : Fecha de la compra, Proveedor, Importe, Artículos, etc. • Información sobre las ventas : Fecha de la venta, Cliente, Importe, Artículos, etc. • Información contable : Asientos del diario, Libro mayor, Balances, Cuenta de pérdidas y ganancias, etc. Un SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS(SGBD) : Access El SGBD Access conecta todas las informaciones situadas en la base de datos con el usuario. De esta manera cuando se necesite algún listado de artículos, de clientes o de ventas, lo que hace él usuario es pedirle a Access que genere la lista correspondiente, sin que el tenga que ocuparse de buscar y organizar los datos necesarios. Es Access quien se ocupa de buscar y relacionar losdistintos datos necesarios para generar la información que cada usuario necesita. 1

El USUARIO: Interactúa con Access de tres formas: a) Introduciendo en la base de datos los nuevos datos generados por la actividad de la empresa: compras, ventas, nuevos clientes, nuevos proveedores, etc. b) Solicitando información de distintas clases: consultas, informes, listados, etc. c) Efectuando procesos:...