Aspectos Generales de Archivar

¿Qué es archivar?
Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificado toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta divisióngeográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.
¿Quién archiva en una oficina?En la oficina se asigna a veces la tarea de archivar a una persona en particular y a veces a varias. En todos los casos se le debe confiar el archivo, Archivadores responsables y competentes.¿Cualidades de un Archivador?
+ ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, en cualquier momento, en qué partese hallan.
+ RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente, a esta tarea se le debe dedicar diariamente el tiempo que sea necesario.
+ PRONTITUD: Los papelesque se solicitan al archivo deben encontrarse en forma inmediata.
+ CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivodebe estar siempre dispuesta al dar amablemente las informaciones que le soliciten y suministrar los documentos que le pidan.
+ SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como la secretaria uoficinista en general, deben ser personas altamente reservadas. Pero esta cualidad adquiere especial importancia para la persona que archiva, pues debe guardar los secretos de la empresa y no divulgarnunca lo que conoce por medio de los archivos.
+ CONCENTRACIÓN: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo, para evitar errores que dificultarían su manejo.
Conocimiento de unArchivador
Entre las habilidades y características deseables que debe tener todo archivista están
Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria
Gerenciar sistemas de información.
Aplicar las...