Aspectos Generales Y Plan De Accion

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GRUPO DE TRABAJO:
MYRIAM MEJÍA
JEANNETTE CAÑÓN
AMANDA BARRERA
ALEXANDER MELO C.
HERNÁN O. PARADA A.
JORGE W. TRIANA T.

GRUPO DE TRABAJO:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
BOGOTÁ
2005


TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 4
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL 6
1.1 ANTECEDENTES 6
1.2 JUSTIFICACIÓN 7
1.3 OBJETIVOS 8
1.3.1 OBJETIVO GENERAL 8
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8
2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 9
2.1 MARCO LEGAL 9
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 12
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 12
2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 13
2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN 13
2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL 15
2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 19
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 20
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21
2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 22
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28
2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 30
2.2.6 LAS UNIDADES DECORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 33
2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 34
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 34
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 34
2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 35
2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 36
2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 36
2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 37
2.2.8.4TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51
2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 53
2.3 IMPLEMENTACIÓN 55
2.4 SEGUIMIENTO 55
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS 56
ANEXOS 58
BIBLIOGRAFÍA 59


LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DELA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE)
1.1.1 NOTA INTERNA
1.1.2. MEMORANDO
1.1.3. CIRCULAR
1.1.4 ACTA
1.1.5. CARTAS
1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD
1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS
1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS
1.3.3.TÉCNICAS DE IMPRESIÓN
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES
1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL
1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE
1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN
ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN
2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL)
2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS
2.4PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS
2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS
2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS
2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO
ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN EIMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD
3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD
3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO
3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓNDE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD
ANEXO 4. FOLIACIÓN
ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN
5.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS
5.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS
5.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS
ANEXO 6. INVENTARIO
ANEXO 7. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
7.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
7.2....