Aspectos Legales De Los Documentos Electronicos

BRANDON GARCIA MARTINEZ

503

PROF:
HILDA CADENA

ASPECTOS LEGALES
DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRONICOS.

ASPECTOS LEGALES DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS.

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, oreproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
De hecho prescindir del papel abarató los costes de transmisión de información y en muchos casos aumentó la velocidad de comunicación. Sin embargo, el prescindir del papel creó el problema de la existencia de múltiples formatos incompatibles. Incluso los documentos más sencillos (en documentos en "plain text"), no están libres deeste problema: la mayoría de programas basados en el sistema MS-DOS no trabajan correctamente con documentos de texto basados en UNIX. Muchos más problemas aparecen en relación a documentos electrónicos editados mediante procesadores de texto, hojas de cálculo y procesadores gráficos CAD/DAO. Para resolver este problemas, muchas compañías de software distribuyen visualizadores gratuitos, que puedenleer los documentos electrónicos generados por sus programas de edición, que generalmente no son gratuitos (un buen ejemplo es Adobe's Acrobat Reader). La otra solución ampliamente usada es desarrollar formas de código estandarizadas y abiertas (un buen ejemplo es el código HTML).
Es frecuente que la misión del documento como soporte de información implique que no requiera de más valor probatorioque el que se presuma o se alegue en las menciones del documento. Por ejemplo, la fecha de publicación o el nombre del autor suelen figurar en los documentos y se suelen dar por válidos salvo prueba en contra.
Sin embargo, en ocasiones, es preciso demostrar la autenticidad del documento electrónico o bien, algunas propiedades conexas, como la fecha de creación o publicación, el autor, elexpedidor, o el titular del documento (a los efectos de atribuirle un derecho), o bien otra información registrada en sus metadatos.
Con ese objeto, la autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza en base a dos mecanismos complementarios:
La firma electrónica
La referencia a una base de datos documental securizada que se atribuye como de referencia para un documento dado. En la modernanormativa de administración electrónica la sede electrónica permite gestionar la referencia, y el código seguro de verificación la individualización del documento en la sede electrónica.
La documentación de una empresa es como su vida misma, ya que define generalmente su negocio. Esta es la razón por la que la retención de documentos es un factor clave para las organizaciones. Podemos definir laretención de documentos como el periodo de tiempo que un documento (ya veremos cómo definir que es un documento) debe estar ‘vivo’ o ‘accesible’ para poder ser usado; es como aquel traje que sólo nos ponemos para ir a la misa del gallo: debe estar ahí para el día que lo necesitemos.

Hoy y aquí intentaremos acercar un poco más este aspecto legal y técnico tan poco ‘trabajado’.

Para empezar, todoeste ‘embrollo’ debe comenzar, cómo no, con la generación de una política, que esté en consonancia con la Política de Clasificación de la Información (ver estas dos entradas sobre el tema). Hay que destacar que un aspecto crítico en todo este jaleo es el aspecto legal, ya que el documento en sí mismo puede tener unos aspectos legales importantes que constituyen el principal handicap.

Por tanto,en la definición de dicha política esta altamente implicado el departamento legal, tanto para definir los periodos de retención, como para poder traducir todos los requerimientos legales en la definición del par categoría del documento-período de retención. Otros participantes deberán ser Dirección y el Responsable de Seguridad, como responsables y encargados de implantar y hacer cumplir dicha...