Aspectos Teoricos Sobre Cursogramas

CURSOGRAMAS O CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS Proceso o Procedimiento. Concepto. Un procedimiento es una secuencia de operaciones. Distintos acontecimientos realizados en forma secuencial y sistemática, es decir, repetitiva. Ejemplo de procedimientos: una compra, una venta, un pago, un cobro, liquidación de haberes, etc. Ejemplo: Un Procedimiento de Compra involucra las siguientes operaciones: 1.Pedido de materiales. 2. Consulta de stock. 3. Si no hay en existencia, solicitud de compras. 4. Análisis del pedido de compra. 5. Solicitud de cotización a distintos proveedores. 6. Elección del proveedor 7. Compra 8. Pago 9. Recepción 10. Registro Siendo un proceso de naturaleza intangible y en consecuencia no visible, fue necesario encontrar una herramienta que, mediante una representación gráficasimple y amigable, permita definir y mostrar un proceso. Esta función es cumplida por el cursograma. Un cursograma no es el proceso propiamente dicho, sino una representación analógica de éste. Cursograma o Circuito administrativo. Concepto. Un cursograma es la representación gráfica de un procedimiento administrativo. Se representa gráficamente un procedimiento administrativo, es decir, lainformación, documentación* y acontecimientos referentes a un procedimiento. *Se representa gráficamente la trayectoria de todos los documentos y ejemplares que participan en una operación. Objetivo básico del cursograma: representar gráficamente una rutina. Objetivos: se puede deducir fácilmente que los circuitos administrativos se utilizan a los efectos de: 1- Confeccionar el recorrido de rutinas. 2-Preparar las normas de los procedimientos que se graficarán (normalización de procedimientos administrativos). El conjunto de procedimientos conformará el manual de procedimientos y contemplará todas las áreas de la organización. 3- Analizar periódicamente los procedimientos en curso. 4- Cotejar los distintos procesos en vigencia dentro de la empresa para estudiar su interrelación. 5- Observar laposibilidad de reemplazar procesos por otros que posean mayores ventajas. Es decir, son herramientas útiles para comunicación y análisis. Ventajas de todo circuito administrativo: 1- Resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso gráficamente que leer toda la norma. 2- Posee un poder de síntesis que ubica a cualquier lector en el tema sin mayor dificultad. Por lo tanto: el cursograma debe serclaro para facilitar su interpretación. Es una herramienta útil cuando se normalizan procedimientos administrativos.



Normalización de cursogramas: Las técnicas administrativas y la terminología correspondiente, cuando no están establecidas con precisión, dependen del criterio, conocimiento y conciencia de quienes las aplican. Por lo tanto, si pretendemos un lenguaje común, preciso y simple enmateria de cursogramas, se requiere una adecuada normalización que defina y fije claramente los términos empleados (símbolos) y la metodología de representación que se utilizará. En el sentido expuesto, el Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM), entidad civil reconocida como organismo centralizador para el estudio y normalización de técnicas y terminología administrativa, hadictado una serie de normas sobre cursogramas: 1- Símbolos para la representación gráfica (Norma IRAM Nº 34.501) 2- Técnicas para la confección (Norma IRAM Nº 34.502) 3- Formato de los cursogramas (Norma IRAM Nº 34.503) 1- Simbología a) Se utilizan figuras geométricas para representar las actividades que forman parte de un proceso. b) Unificación de símbolos para la representación gráfica: NormaIRAM Nº 34.501 c) Objetivo: establecer los símbolos a utilizar en la representación gráfica de procedimientos administrativos. Se han definido una serie de actividades que se pueden desarrollar en los distintos procesos de una empresa. Para esas actividades se consagró una serie de símbolos para representarlas gráficamente. Aclaración: cada símbolo tendrá un solo significado, o sea, poseerá un...