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Conocimiento 17 : DEFINICIóN DE DOCUMENTO MERCANTIL.
El trabajo comercial requiere de la utilización de documentos y registros que son necesarios para verificar el correcto traspaso de la información a los libros de contabilidad, como respaldo necesario, que justifique las operaciones mercantiles de los distintos agentes económicos, además como un mecanismo de control social y tributario.
Enconsecuencia, la creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales, hayan derivado en el transcurso del tiempo hasta llegar a formulas más complejas que el simple acuerdo verbal, produciéndose en consecuencia, la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.
En la actualidad, paso que se dé en el campo mercantil se hace constaren algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar ser autorizado por un ministro de fe pública. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa , entendida como unidad autónoma de gestión en el proceso productivo, así como los emitidos , por su propietario sea este persona natural pequeño contribuyente o bienpersona jurídica de distinto tipo, requieren necesariamente de la emisión y recepción de documentos de diversas índole.
Documentos Mercantiles
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora deventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentación mercantilse comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros.Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta seestará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentosintercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transaccióncomercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo,...