Atribuciones



Guatemala 5 Agosto de 2004





Sr. Alejandro Chavez
Depto. Contabilidad

Estimado Alejandro por medio de la presente hago de tu conocimiento ciertos aspectos que se deben de tener en cuenta en la emisión de Cheques en general, espero este documento te sirva para maximizar el control en la emisión de dicho documento.

Para generalizar los pagos ya sean anticipos o facturas yavencidas todo pago debera de llenar requisitos indispensables para su proceso casos especificos:

Gastos Mayores de Q1,000.00 deberan de tener orden de compra firmada por jefe de Departamento, tres cotizaciones verificando que la opcion elegida se la mas favorable, en caso de ser proveedor nuevo solicitar datos de dicha empresa: nombre completo, dirección actualizada, nit y en caso de servicioRegimen de ISR.
En gastos por compra o servicio prestados a DMSA menores de Q1.000.00 como mínimo la factura debera de ser autorizada por el jefe del área que incurra en dicho gasto.
Habrán casos en los cuales según la necesidad se debera de comprar CK´s de caja para terceras personas (proveedores o acreedores) dicho caso al monto original se debera de considerar la comisión que el Banco cobra poremisión de documento, si el pago se efectuara por medio de Cta. Por liquidar el monto de la comisión debera de ser registrada en una cuenta de gasto, si el pago fuese desde el CXP el encargado debera de registra el gasto, el valor de dicha comisión puede variar según sea el banco emisor.
Por la relación estrecha con el Modulo de CXP se debera de tener una buena comunicación y coordinación paratodo pago que tenga que ver con proveedores locales y del exterior.
A continuación encontraras casos especificos que deberas de tomar en cuenta al momento de emisión de cheques.


1. Casos de Anticipos: (Llevar un archivo detallado)

Viáticos locales y al exterior: son todas aquellas solicitudes del personal que deben viajar y cubrir gastos en general, se deben de chequear los datos de lasFac. (Nombre, Dirección y Nit. De DMSA) en caso de facturas locales aprovechar el IVA del monto total de los documentos. Si el CK fue emitido en base a una Cta. Por Cobrar se debera liquidar en Contabilidad por medio de un PL si fue afectado proveedor desde el Modulo de CXP trasladar liquidación para poder operar.
Anticipo a proveedores, estar pendiente de la liquidación de dicho CK por medio dela fact. y revisar los datos correctos, verificar la fecha para no perder el Iva.




2. Pagos Especificos: (Servicios Básicos)


Arrendamientos:
Amiex: Se deben de pagar con Giro $1,200.00 mensualmente por arrendamiento de oficinas de ventas.
Inversiones Andalucia: Cancelar en por medio de giro por $5,500.00 a nombre de José Salame Massis, emitir retencion sobre 5% y CK complemento deiva en quetzales a nombre de Inversiones Andalucia, S.A. arrendamiento Depto. Taller.
Inmobiliaria e Inversiones Azul: Pagar en los primeros cinco dias habiles del mes, emitir retencion sobre 5% y enviar CK a oficinas de Circulación.
Hector Juan Enrique Rodríguez: por arrendamiento de oficinas centrales, emitir retencion 5%.
Centro Comercial San Bartolomé: pago arrendamiento Depto. VentasMazatenango, entregar CK a secretaria encargada en enviarlo a la agencia.
Carmen Alfonso Avila Rodríguez: arrendamiento de Depto. Ventas Xela, entregar CK a secretaria encargada en enviarlo a la agencia.
Administración de Condominio Peri Roosevelt: Emitir pago a nombre de Admón.. de Condominio Peri Roosevelt y sin el sello de No Negociable.
Energia Electrica: Emitir pago a nombre de Banco.
ServicioCelular (Sercom): A nombre de Telgua.
Agua
Telefono: a nombre de Telgua
Servicio de Internet (Newcom Guatemala) pedir giro $ según el monto de fact.




3. Proveedores del Exterior:

Hacer un reporte de todos los pagos en dolares (Información Internacional, Materia Prima y algunos pagos de proveedores locales que por conveniencia en TC se pagaran con giro) dicho reporte debera ser...