AUDI



1. 1. CAPACITACIÓN REDACCIÓN DE HALLAZGOS Dictado por: Adm. Yina Marcela Holguín Bedoya Profesional de Calidad y Gestión Documental Universidad del Valle Sede Tuluá
2. 2. Objetivo de la Capacitación • Repaso de la forma cómo se generan y describen los hallazgos y los aspectos a tener en cuenta. • Brindar una herramienta facilitadora a la hora de la redacción de los hallazgos en una auditoría.3. 3. Introducción • Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados.
4. 4. Introducción • Tipos de Hallazgo - No conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado. Estano conformidad puede ser Mayor o Menor. - Observación: Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión de calidad.
5. 5. Generación de hallazgos de auditoría Situación que genera desviación No sabe cómo se hace No sabía, La información no llega aquí No se encuentra el informe Faltan recursos físicos No es claro quien hace las cosas No sabía que el procedimiento cambió No seanaliza la información La situación no había sido considerada No se toman acciones frente a las desviaciones No se sabe cuando hay una desviación No tiene los conocimientos y habilidades No conoce la importancia, ni las implicaciones
6. 6. Redacción de hallazgos de auditoría … Componentes básicos … • Observación o no conformidad (que incumple). • Numeral, política, condición, documento que se incumple(contra que se incumple). • Evidencia objetiva que la soporta.
7. 7. Es conveniente tomar nota de: - Los hechos observados. - Los documentos y registros evaluados. - Los resultados de las entrevistas. No confíe en la memoria: esta puede fallar Por una descripción deficiente (sin claridad) se puede perder una oportunidad de mejora
8. 8. Descripción de un Hallazgo • Registros, evidenciasobjetivas¿CÓMO? ¿Cómo se identificó el hallazgo? • Identificar dónde se evidenció la situación.¿DÓNDE? ¿Dónde esta ocurriendo el efecto? • ¿Qué es lo que está mal, qué es lo adverso?¿QUÉ? ¿Cuál es el efecto? • Estimar la frecuencia o el tiempo en el que ha aparecido el problema. ¿CUÁNTO? ¿Con qué frecuencia se viene presentando el efecto ó en que tiempo? • ¿Qué se está incumpliendo? : Un requisito, unprincipio, una política, una directriz, un manual. ¿POR QUÉ? ¿Por qué es un problema?
9. 9. Ejemplo 1 - Redacción de Hallazgos • En la verificación del proceso de Gestión Humana, el programa de capacitación definido para el año 2011, no se ha cumplido en su totalidad y no existe evidencia de las que se han realizado, lo cual incumple el requisito 6.2.2 (b) de la norma ISO 9001:2008. ¿Cómo? ¿Dónde?¿Qué? ¿Cuánto? ¿Por Qué?
10. 10. Ejemplo 2 - Redacción de Hallazgos • El registro sobre el trámite del primer reembolso de dinero del año 2011 no se encontraba archivado al momento de la auditoría en el archivo de gestión de la Coordinación Administrativa, al indagar por este, no se tenía conocimiento sobre su ubicación; sin embargo el registro finalmente fue evidenciado pero se encontraba en laDirección, lo anterior incumple el procedimiento 6.1 Administración del Archivo de Gestión (Préstamo de documentos para trámites internos) del IP-16-01-DIR. ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué? ¿Cuánto? ¿Por Qué?
11. 11. Ejemplo 3 - Redacción de Hallazgos • Se evidencia la falta de actualización del instructivo de procedimiento IP-05-01-BIB, en el procedimiento 5.2, etapa 1, etapa 3, donde ya no es utilizado elformato de precatalogación F-07-IP-05-01BIB y donde existe un proceso que ya no es realizado por la dependencia . Incumple con el requisito 4.2.3 b y 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008 ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué? ¿Cuánto? ¿Por Qué?
12. 12. Recomendaciones finales para la Redacción de Hallazgos • Evitar palabras imprecisas: Determinar cantidad •Algunos, bastantes demasiados, pocos, varios, en ocasiones...