Auditor De Grupos

Funciones Auditoria de Grupos y Bodas

Antes de la llegada del grupo

• Revisar los grupos confirmados asignados.
• Abrir el “file” correspondiente de los grupos asignados.
• Revisar el contrato del grupo e imprimir para anexar en file,
• Revisar adendum si es que existe e imprimir para anexar en file,
• Revisar con que agencia viaja el grupo,
• Revisar si es touroperador o grupo,
• Revisar si la agencia es comisionable o no.
• Revisar las políticas de pago de acuerdo a contrato, para que credito y cobranza (Mexico) o Miami (Karen y Eva) le den seguimiento al cobro de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato,
• Verificar que el rooming list este ingresado en el sistema, revisando Profile de Agencia y PM que este direccionado ala cia que corresponda, es decir si grava o no el IVA.
• Verificar el bloqueo original vs rooming list
• Verificar con el Gerente de Grupos los extras que se tienen confirmados,
• Dar seguimiento a los depósitos aplicados en sistema, verificar que hayan entrado a las cuentas correcta RCD Resorts USD o MXN.
• Elaborar las facturas de los anticipos y/o pagos recibidos. (revisarcon Claudia)
• Envío de las facturas electrónicas emitidas a los clientes por los pagos realizados (por correo electrónico)
• Envío de pre-cierres o previos de los grupos extranjeros y/o nacionales, con la información de pago para que Miami o Crédito y Cobranza se encarguen de darle seguimiento al pago (21 días de anticipación)
• Solicitar los pagos pendientes a los clientes según seael caso, si es que no han reportado sus pagos.
• Verificar junto con reservaciones la aplicación de las amenidades que le corresponden al grupo por contrato,
• Revisar el Block Code asignado a las reservaciones grupales mínimo 3 días antes de la llegada.
• Revisar el Tax Type de las reservaciones para que las rentas se deglosen correctamente tasa cero o gravando IVA antes de lallegada del grupo,
• Enviar a recepción el formato de la documentación migratoria de los participantes de los grupos extranjeros, (tasa cero)

Grupo en casa

• Asistir a la junta de preconvención (Precon) en caso de requerirse.
• Solicitar en la “Precon” las firmas autorizadas para cargos a PM (llenar formato con nombre y firma), en caso de no requerirse precon concertar una citacon el tour lider para checar este punto.
• Solicitar Vips Incidentals, si es que los cargos de habitación de sus participantes Vips van a ir a PM y realizar el ruteo correspondiente.
• Solicitar fecha de cierre, preguntar si desea revisar la cuenta diariamente o hasta el final antes de la salida del grupo,
• Checar el rooming list a la llegada del grupo para verificar lasdiscrepancias,
• Verificar si las rentas corrieron correctamente diariamente.
• Bajar el reporte de transacción por block para revisar las rentas en PM.
• Revisar los No Shows para considerarlos en PM, para cobrarlos de acuerdo al contrato grupal.
• Verificar las cancelaciones para considerarlas en PM, paracobrarlas de acuerdo al contrato.
• Determinar los cambios o incidenciaspara el cobro de los mismos en PM.
• Determinar si aplica alguna Nota de Credito (ajuste) en caso de ser necesario.
• Dar seguimiento a la recepción y entrega por parte de recepción de los documentos migratorios (pasaporte y forma migratoria), de los grupos extranjeros “Tasa Cero”.
• Revisar y llevar el control del ingreso de invitados a Eventos especiales de los grupos para el cobrode los mismos en PM.
• Dar seguimiento diario a los extras solicitados para cargarlos en la PM, revisar si ya están cubiertos con anticipación.
• Revisar que este creada la PM de Grupo con el ruteo correcto (por room) y que se les haya dado check in para que ahí caigan todas las rentas con DB.
• Solicitar de forma diaria a CSM (Grupos) los miscelaneos a considerar en la PM,...