auditoria administrativa

1. La recopilación documental como técnica de investigado
Se puede decir que la recopilación documental es un instrumento o técnica de
investigación social cuya finalidad es obtener datos e información partir de
documentos escritos y no escritos, susceptibles de ser utilizado dentro de los
propósitos de una investigación en concreto. Constituye una tarea ardua y
laboriosa y puederesultar, en algunas ocasiones, un desgaste necesario de
energías, especialmente cuando no se ha seleccionado debidamente el
material conforme al problema o aspecto que se desea estudia. Cuando se
recurra a este procedimiento hay que evitar tanto el «hábito coleccionista»
como la «búsqueda a ciegas».
Ninguna guía de recopilación puede suministrar una orientación detalla» del
material arecopilar indicando qué documentos son importantes y cuál no lo
son. Ello depende -nos dice Lundberg- de las habilidades del investigador, de
su experiencia y capacidad para descubrir los indicios que permití ubicarlos
(1). Lo fundamental es tener siempre presente la finalidad de la investigación,
pues ello permitirá juzgar lo que es apropiado o aprovechable. Cuando se
busca documentación seproduce et proceso de «bola de nieve un documento
remite a otro y así sucesivamente, con lo que se pueden encontrar pistas
interesantes o quedar «ahogado» y «aplastado» por el afán de recopilarlo todo.
Realizada de una manera adecuada, la recopilación documental es igualmente
útil para ahorrar esfuerzos, evitar el redescubrimiento de lo ya encontrado,
sugerir problemas e hipótesis,orientar hacia otras fuentes de información y
ayudar a elaborar (os instrumentos para la investigación- «Por definición, el
propósito para el que se recogen los informes disponibles es distinto de aquél
para el que desea utilizarlos al científico social. (Si no fuera éste caso, la
investigación sería superflua, puesto que los propios informes ya contestarían a
las preguntas de lainvestigación). Un problema de investigado puede ser
transferido, en genera), a una amplia variedad de preguntas; una hipótesis
puede ser comprobada de muchas formas... Si una idea de investigación o una
hipótesis pueden ser formuladas de forma tal que el material disponible ya
recopilado contenga en sí la respuesta a tal pregunta, el uso de es material es
posible» (2).
Un ejemplo de una obrasociológica que en Argentina fue en su momento un
best-sellers en la que se utilizó el procedimiento de recopilación de
documentación es el libro de José Luis de Imaz. Los que mandan
(Eudeb.1965). Sobre la base de información y documentación inicialmente 214
recogida con fines muy específicos y limitados, Imaz, a la luz de la formulación
planteada -la búsqueda de la élite argentina-,reutiliza toda esta documentación
para desvelar una nueva problemática, vale decir, diferente a los propósitos
para los cuales ese material fue recopilado originariamente.
2. Diferentes clases de documentos
Existe una amplia variedad y diversidad de documentos utilizables para
una investigación. Nosotros sólo pretendemos dar una visión de conjunto de
los mismos haciendo una clasificaciónsegún la forma de presentación del
documento. Conforme a ello distinguiremos cinco tipos principales de
documentos:
a. documentos escritos
b. documentos numéricos o estadísticos
c. documentos cartográficos
d. documentos de imagen y sonido
e. documentos-objeto
a. Documentos escritos
Se trata de documentos de muy variada índole, desde fuentes históricas
hasta periódicos y cartaspersonales, pasando por archivos, informes, estudios,
etc. y documentos indirectos.
Fuentes históricas: en sentido amplio, entendemos por fuentes históricas
«todos aquellos instrumentos, escritos, objetos, restos y testimonios di-rectos
que utilizamos para conocer los tiempos pasados y escribir su historia... Estas
fuentes, sin embargo, son de varias clases y tienen valor muy diferente»...