Auditoria de Calidad

Caso de Auditoria de Calidad
1. Las últimas etapas de la auditoria se enfocaron en el departamento de Administración de servicios de apoyo, ya que las demás áreas ya habían sido evaluadas. Los auditores se dirigieron al área de logística, en donde encontraron a la Srta. Laura López encargada de dicho departamento, a la cual preguntaron sobre la planificación de los cursos impartidos, en lascuatro diferentes áreas que se manejan: Administración por Calidad Total, Sistemas de Calidad ISO 9000, Estadística y Seis Sigma y Productividad. Sabiendo que el departamento de logística determina los documentos para el desarrollo adecuado de cada uno de los programas, se le cuestionó a cerca de la generación de instrucciones de trabajo, para el desarrollo de los cursos. La Srta. López comentó quese había comenzado a trabajar en las instrucciones de trabajo de uno de los cursos pero que para los otros tres tipos de curso no existían tales actualizaciones. Esto ocasionaba que cada uno de los responsables de área determinara sus propias instrucciones de trabajo.
2. Antes de que los auditores llegarán, la Srta. Laura López estaba trabajando en un reporte de unas encuestas realizadas, endonde se buscaba encontrar el porcentaje de participantes a quienes el Curso de Administración Total, había sido recomendado por clientes pasados. Sobre el reporte ella comentó que su jefe (el Coordinador de Logística) lo requería para medir uno de los objetivos de calidad. Ella añadió que el trabajo era necesario para asegurar que los objetivos de Calidad se estuvieran cumpliendo, pero que ella noconocía cuáles eran dichos objetivos.
3. Al entrevistar formalmente a la Srta. Laura López el equipo consultor encontró que por el perfil del puesto que ella desempeñaba tenía que realizar numerosas labores de control de los documentos que se realizaban en el Departamento de Logística, entre ellos: los procedimientos escritos de distintos procesos del departamento, los lineamientos de lasactividades del personal del departamento, las evidencias de cumplimientos de tareas y los lineamientos de las funciones específicas de los proyectos que el departamento realiza. Al interrogarla a cerca del proceso de elaboración y control de los documentos que pasan por su puesto ella respondió que tenían bien definidos los lineamientos y la forma de estandarizar el contenido siguiendo el siguienteproceso: Asegurar que todos los documentos en primera instancia sean avalados por el Responsable del Control de Documentos para que se le asigne un código para después darlo de alta en la lista maestra. Revisar el formato y el contenido, además de mostrarlo impreso al Responsable del Control de Documentos para una segunda revisión. (Lo mismo para nuevas versiones de documentos).Enviar los documentos acada uno de los responsables de revisar y aprobar cada uno de los niveles de documentación, para asegurar la revisión, aprobación y alta de los mismos. Llevar un seguimiento de los documentos para su revisión y re aprobación. Certificar copias no controladas y controladas además de los documentos en pausa, tanto en reproducción como en control de la Lista Maestra (los documentos externos losidentifica con color azul). En casos de modificaciones realizar los cambios pertinentes en la Lista Maestra, en el Control de Distribución, en el Control de Registros de Calidad, en la Revisión, en la aprobación de formatos y, por último, en la página electrónica de Calidad. Además de avisar a los responsables mediante un correo electrónico.
4. Después de la entrevista, los auditores solicitaron a laSrta. López describir cómo el Área de Logística lleva el control de las personas que hayan obtenido un diploma así y hayan asistido al menos el 80% del curso. Ella contestó que el encargado de obtener esa información es el Coordinador del curso, como esta especificado en el punto 3.2.2 del procedimiento 2-EC-001 Proceso de Educación Continua (cursos) en la nota aclaratoria del proceso. Debido a...