Auditoria de sistemas

• Título:
RapidSend

• Objetivo:

1. Analizar y aplicar los temas estudiados en clase.

2. Realizar una auditoría de sistemas de información en la empresa RapidSend en las áreas de facturación, cobranza y atención a clientes.

• Procedimiento:

1. Leí la información proporcionada con por el Sr. Salvador Míreles, director general de RapidSend.
2. Consulté los apoyosvisuales e identifiqué los puntos clave que debía considerar para poder elaborar el reporte.
3. Investigué los procesos y controles de otra empresa en la que han tenido éxito en esas áreas.
4. Con base en el análisis de la información redacté los resultados y la conclusión.

• Resultados:

Con el análisis de la información de los procesos se de facturación, cobranza y atención aclientes se han identificado controles relacionados y no relacionados con sistemas de información, los cuales se describen en los incisos a) y b) respectivamente:

1. Facturación
a) Las facturas tienen errores debido a que existen varios tipos de descuentos que no se han sido identificados correctamente lo cual ocasiona una serie de problemas en la cobranza, porque no aparece lainformación correcta en la factura.

Controles internos:
1. Realizar una clasificación detallada de todos los descuentos que maneja la empresa como son: por cliente, por producto, por cantidad, por monto de compra, por región, por pronto pago, etc.
2. Ya que se tenga la clasificación detallada de los descuentos se debe crear una base de datos en la que se establezcan losparámetros bajo los que se aplicará cada descuento, lo cual disminuirá significativamente los errores en las facturas.

b) Existen atrasos en las fecha de emisión de facturas porque el sistema se sobrecarga y es muy lento, esto debido a que no se cuenta ni con el proceso adecuado ni con la tecnología que soporte este sistema.

Controles internos:
1. Hacer un análisis del procesoactual de facturación para determinar cuáles son los procedimientos que se deben eliminar o corregir para hacer más efectiva la facturación.
2. Evaluar la capacidad de la tecnología con la que se cuenta (equipo de cómputo, software, impresoras, etc.) para determinar si es la adecuada para procesar toda la información que se requiere en el sistema de facturación, así como para realizar laimpresión por volumen, lo que ayudará a mejorar el tiempo de emisión de facturas.

2. Atención a clientes

a) No se tiene un control adecuado de la emisión de los tickets, lo cual ocasiona que se dupliquen porque no se va registrando la información de cada uno de ellos.

Controles internos:
1. Crear un sistema en el que cada ticket que se expida tenga un folio único yconsecutivo.
2. Establecer un control que restrinja la emisión de los tickets sino se ha capturado la información básica como es el número de folio, clave o razón social del cliente, causa o asunto de la solicitud, fecha y la hora de emisión.

b) Los clientes se quejan de que los números de atención a clientes están ocupados mucho tiempo y esto se debe a que no se cuenta con toda lainformación de cada ticket, lo que simplificaría el proceso de atención.

Controles internos:
1. Asignar líneas telefónicas locales y de lada sin costo específicas para el área de atención a clientes, así como contar con las extensiones y el personal suficientes con base en el número de clientes o a la cantidad de tickets que se reciben diariamente.
2. Instalar un conmutador consistema de voz que permita canalizar las llamadas adecuadamente y de este modo atender cada solicitud de manera rápida, eficaz y eficiente. La base de datos de los tickets favorecerá el tiempo de respuesta y la optimización de recursos materiales y humanos.

3. Cobranza

a) La empresa diseñó una página Web en donde los clientes pueden pagar en línea con cargo a su tarjeta de crédito, pero...