Auditoria Documental

La colaboración
de la gestión
documental con
la auditoría
documental: su
aplicación a
entornos
regulados
Por Juan Ramón Gutiérrez Villar

Juan Ramón Gutiérrez Villar, ingeniero superior de telecomunicación, desarrolla su labor
de gerente en temas de gestión de contenidos
(ECM) para el sector de distribución, y en particular para la industria de LifeSciences, en la
compañía IBM Business ConsultingServices.
Actualmente dirige proyectos de implantación
de herramientas de gestión documental y de
contenidos principalmente en el sector farmacéutico.

CUANDO SE ABORDA una
auditoría documental deben contemplarse diferentes aspectos
que guardan relación con el tema
y que, en función de los mismos,
nos situarán en un contexto o en
otro.
En cualquier caso, ya se trate
de una auditoría internaprevia a la
“oficial” llevada a cabo por un organismo o compañía acreditada, o
sea el caso de una auditoría interna, se deben tener claros:
—Los motivos que conducen a
llevarla a cabo, cualquiera que sea
el escenario planteado.
—Los objetivos que se persiguen.
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El profesional de la información, v. 12, n. 6, noviembre-diciembre 2003

Juan Ramón Gutiérrez Villar

En este texto se revisan losplanteamientos necesarios para realizar una auditoría documental y
las herramientas que pueden ayudar a implementarla. No pretende
ser una guía exhaustiva de cómo
hacerlo sino, principalmente, resaltar los puntos donde la gestión documental puede aportar su grano
de arena para llevar a cabo la propia auditoría.
El artículo se estructura de la
siguiente manera:
—Una primera parte, en la que
la auditoríadocumental se contempla desde una perspectiva global en
el contexto de la empresa, identificando algunos de los puntos clave
que deben ser considerados y que
son susceptibles de guardar cierta
relación con la gestión documental.
—Una introducción a la gestión documental en un entorno regulado como ejemplo de aplicación de la auditoría documental.
—Una revisión de las herramientas existentes en elmercado y
su aplicación al tema objeto del artículo.
Con todo ello, el objetivo final
de este texto es informar al lector
de las ventajas que una buena gestión documental puede suponer a
la hora de abordar una auditoría
documental y en qué medida el estado del arte en cuanto a herramientas de gestión documental supone una ayuda en dicha labor.
Colaboración de la
gestión documental con
la auditoríadocumental
Como se ha dicho, al plantear
la auditoría se deben tener claros
tanto los motivos como los objetivos que se persiguen con la misma.
Es fundamental constatar que, dada su relevancia, debe tener su origen y ser liderada por los puestos
de responsabilidad de la organización, independientemente del tamaño de ésta y, sobre todo, con una
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Figura 1

perspectiva de negocio dentro de lamisma (figura 1).
Antes hay que elaborar un business case, identificando cuál es el
plan de negocio que subyace tras la
iniciativa de un proyecto de auditoría documental. Ello permitirá:
—Enfocar el proyecto conforme a la estrategia de negocio de la
compañía.

—Conocer el coste real de la
auditoría, cuantificando los beneficios que se esperan tras su realización.
—Identificar, ponderar y priorizarlos aspectos en los cuales la
auditoría puede suponer un mayor
impacto.
—Reconocer las áreas donde
aportará un mayor valor.

—Asegurar que nuestros objetivos se encuentran alineados con
los de la empresa.

—Orientar los principios sobre
los que se asentará el plan de acción posterior.

—Confirmar que los objetivos
del proyecto se han entendido en la
organización y que se comparten.

—Definir losindicadores que
nos permitan medir los resultados
obtenidos.

—Conseguir el soporte y la colaboración de las áreas de la compañía implicadas en la auditoría.

«Uno de los motivos
habituales que lleva a
las organizaciones a
considerar un proyecto de auditoría documental es la necesidad de cumplir con
determinadas regulaciones o normativas»

No considerar los objetivos anteriores es un riesgo...