AUDITORIA FIANL

AUDITORIA
Representante de la Auditoria
JEFE OFICINA DE AUDITORIA INTERNA
Equipo Auditor
Flor de Maria Avella Guatibonza
Yamile Andrea
Claudia Susana Ovalle
Objetivos Generales
Verificar que los protocolos para el manejo de las cajas se cumplan de acuerdo a los procesos y procedimientos establecidos
Alcance:
Realizar arqueos a las cajas menores de las diferentes sucursales.
Fecha de inicio:24 de Julio de 2012
Fecha de cierre:
24 de Julio de 2012

ASPECTOS PRELIMINARES
1. Anotaciones iniciales
Se evidencia que la cartera vencida a junio de 2012 representa el 97% de la cartera total, así: 30 días (37%), 60 días (27%), 90 días (4%) más de 90 días (30%).
Se evidencio que no se ha realizado provisión de cartera, aún más cuando en relación con la última auditoría la edad de la carterasigue en aumento

ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA
Se realiza la entrevista con el funcionario de cartera, el cual adelanta la gestión de cobro mediante llamadas telefónicas, envió de oficios por correo certificado y electrónicos a las diferentes entidades que la adeudan, pero las llamadas solo se realizan los días viernes o cuando el cliente vuelva a disponer que le realicen nuevamente elcobro mediante la llamada, a pesar que la cartera es de difícil cobro y muy alta.
También nos manifiesta que desde la alta gerencia no se han tomado medidas correctivas para que no siga sucediendo esta situación.
En cuanto a la provisión de cartera el funcionario nos informa que no tiene claro cómo realizar ese procedimiento dentro del software que opera en la compañía.



RECOMENDACIONES
Laprimera recomendación importante es la provisión que se debe realizar para deudas de difícil cobro o con más de 360 días como lo estipula las normas generalmente aceptadas en Colombia con el decreto reglamentario 2649.
Se debe capacitar a los funcionarios para realizar los procedimientos relacionados a la operación del departamento de cartera.
Se deben crear otras políticas con respecto al recaudo dedinero, plazos de facturación, donde se determinen topes y porcentajes si es de contado o crédito.
Se recomienda tomar medidas pre- jurídicas y jurídicas para las entidades morosas

Clasificación de la Recomendación
Acción correctiva - Acción de Mejora
Beneficio

El primer beneficio nos estaríamos ciñendo a las normas generalmente aceptadas en Colombia
Con el cambio de políticas en el recaudode cartera se nos mejoraría el flujo de efectivo y la liquidez para poder cumplir con nuestras obligaciones a largo y corto plazo.
Responsable
El Funcionario del departamento de cartera Juan Felipe Benítez
Riesgo
Riesgo de Control.


ASPECTOS PRELIMINARES
2. Anotaciones iniciales
Se evidencio que aún no existen políticas definidas respecto a los controles en los inventarios, específicamente en elresultado de la toma física de inventarios de mercancía.

ACTIVIDADES DE INVENTARIOS
Se realiza la entrevista con los funcionarios encargados de la recepción de las mercancías y realizar el debido procedimiento en cuanto al ingreso tanto operativo como contable y nos informan que no se realizan conteos periódicos, por eso se efectúan compras excesivas e incurren en sobre costos.
RECOMENDACIONES1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Realice los inventarios por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos.  El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de teneractualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.  
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa.  Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente...