Auditoria Grupo 8

1. CONTENIDO
Son los activos fijos los que  representan la verdadera garantía y protección de la empresa, especialmente las propiedades y terrenos, por cuanto están en permanente valorización, incrementando por consiguiente el patrimonio de la organización.

Es la razón por la cual este tipo de activos requiere de auditorías internas y externas que permitan observar que los activos frente asu necesidad, autorización, adquisición, uso, registro  y enajenación cumplan con los rigores normativos y contables, por lo que se hace necesario realizar diferentes pruebas de auditoría dadas las implicaciones que generan en lo contable, financiero, operativo, jurídico-legal  y de gestión en las organizaciones. 
En tal sentido, a continuación relaciono el proceso de auditoría a realizarsobre estos bienes y las áreas responsables.

Como formalización del proceso de auditoría y una vez establecido el grupo o responsable de la evaluación al proceso de activos fijos de la entidad, lo primero que debemos hacer es conocer de manera amplia y precisa el proceso objeto de evaluación a través de reuniones con los responsables del área de activos fijos, revisión normativa, informes deauditorías anteriores, informes de gestión, notas explicativas a los estados financieros, dinámica contable, y especialmente el  manual de proceso y procedimientos, si existe.
RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los Activos Fijos debía recaer en el Departamento Contable, quien no respondió adecuadamente ala importancia que tiene un control de los mismos, limitándose a un registro contable global de las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del cálculo aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su destino sólo contable y pase a la Gerencia deAdministración y Finanzas como encargada y responsable de un control físico y contables, pues con ello podrá:
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciación al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cadaproducto o servicio.
Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con Compañías de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operación sin problemas.

INICIO DEL CONTROL
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Físico al barrer; esdecir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de este modo el Área Usuaria y el Centro de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que seencuentra cada activo fijo.
Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos inicial de los activos fijos existentes en la empresa.

CONCILIACIÓN CON LIBROS CONTABLES
La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. Aesta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado físicamente.

CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información:
a) Código de Identificación física de cada activo
b) Código de Equipo y Modelo
c)...