Auditoria integral de la comunicacion externa

Auditoria Integral de la comunicación externa
Una auditoria de comunicación es una valoración sistemática de los procesos de comunicación con sus audiencias. Determina qué funciona y qué no y también qué podría funcionar mejor si se realizaran los cambios adecuados. Se centra en los procesos y mide en qué grado la organización logra sus propósitos de comunicación.
Ayuda a entender lapercepción que tienen de la compañía y de sus productos, las audiencias y los medios. Inconsistencias u omisiones en los mensajes o en el foco, pueden llevar a la confusión o indiferencia entre los destinatarios.
Un diagnóstico correcto puede producir un ahorro importante en el coste de comunicar mensajes críticos, reduciendo la inversión de publicidad, o bien haciendo un uso más acertado de lasrelaciones públicas.
Las auditorias de comunicación deben ayudar a la organización a identificar la manera más eficaz de contar “su historia” constituyendo un primer paso para crear un plan de comunicación que incluya los objetivos anuales, las audiencias objetivo, los mensajes clave, las estrategias para llegar a cada objetivo y la evaluación del proceso de comunicación.
El estudio puede tener unenfoque amplio, cubriendo todos los públicos objetivo, o estar más enfocada a uno o más grupos tales como los pacientes, empleados, inversores, o la administración pública. También puede estar limitada a uno o más programas de comunicación específicos.
Los métodos de auditoría, duración y coste varían dependiendo del alcance y de la organización. Antes de su inicio, se deben valorar las necesidadespropias de comunicación, objetivos y clima, así como la cultura particular y el entorno financiero.
Entre los objetivos pueden estar la búsqueda de mensajes más efectivos, lograr mayor consistencia, identificar proyectos de mejora claros o tratar de alcanzar a interlocutores clave. Particular importancia tiene el análisis de todas las posibilidades de exposición a los medios; información denuevos productos, artículos de opinión, difusión de estadísticas, historias exitosas, testimonios, aparición en medios sociales, etc.
¿Con Quién Queremos Comunicarnos y para Qué?
Lo cierto es que en muchos casos, sencillamente no entendemos quién es nuestro público objetivo. Se necesita descubrir y priorizar la audiencia y definir expectativas tales como aumentar las ventas o educar a nuestrospúblicos. La auditoría ayudará a elaborar una hoja de ruta para planificar las comunicaciones en el futuro, y lo que es igualmente interesante, comparar los resultados obtenidos durante un período de tiempo. En ocasiones, resulta difícil para los directivos de una empresa valorar qué es interesante para los medios y qué no lo es. Por eso es frecuente que se reúna un consultor con un directivo de unaempresa y que éste le muestre su sorpresa al ver que los medios no recogen los acontecimientos de la empresa.
Entre las preguntas formuladas durante una auditoría de comunicación se incluyen:
• ¿Hay una segmentación adecuada de las audiencias y de los medios?
• ¿Hay una relación de temas interesantes para la prensa, donde la organización pueda aportar información? ¿Están descritas historiasexitosas? ¿Hay una política de gestión de testimonios?
• ¿Se conoce la opinión de los periodistas respecto a temas relacionados con la organización? ¿Qué nivel de interlocución existe?
• ¿Qué efecto tiene sobre la audiencia la información recogida en Internet?
• ¿Podemos crear o potenciar una mesa de oradores expertos, líderes en su materia?
• ¿Hay una comunicación fluida con las asociacionesde pacientes y con la administración?
• ¿Están definidos los objetivos de comunicación?
• ¿Están definidas correctamente las audiencias?
• ¿Utilizamos el potencial informativo de la compañía?
• ¿Estamos en comunicación con las personas adecuadas?
• ¿Están identificados los medios de comunicación adecuados?
• ¿Se utiliza correctamente el “publicity”?
Los elementos que deben...