Auditoria interna compras

COMPRAS
Compras es la parte principal de la Función de Procurar
El punto de partida en el ciclo operativo de una organización es el de procurarse de los materiales y servicios que serán vendidos bien sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades propias del mercado. Esta procuración puede incluir materia prima, materiales procesados, partes, subensambles,servicios suministros, personal y el mismo dinero. En muchas de estas áreas de procuración existen problemas especiales que requieren habilidades especiales; por ejemplo, reclutamiento de personal el cual debe ser manejado a través de un departamento de personal, o bien, la obtención de fondos de capital que deberá ser manejada por un tesorero.
Una gran parte de esta procuración, sin embargo, esnormalmente manejada por un grupo específicamente establecido para este propósito y así, como más adelante se verá, las actividades de procuración de este grupo puede variar. Las partidas manejadas usualmente se incluyen la mayoría de los materiales, partes y suministros empleados por la organización.
La importancia de la actividad de compras es usualmente muy grande, ya que la típica acción decompras infiere en más de la mitad de los costos incurridos en una organización por los productos y servicios que vende: consecuentemente, es una actividad que se reserva un alto grado de atención por parte de la dirección; además es de una importancia primordial debido a significativas interrelaciones que guarda con otras actividades gerenciales; lo que se compra está directamente relacionado con laeficiencia de producción, el volumen de compras es también determinante de los niveles de inventarios, y la inversión en inventarios es el factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital invertido. En adición, la función de compras tiene una relación operacional directa con las actividades de recepción, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Por todas estas razones,el área de compras es una de las áreas más importantes a revisar por el auditor interno.
La función básica de compras
Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al departamento de compras, la función básica es igual a cualquier área de procuración; proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y en buen lugar. El término “buen” es usado aquícomo sinónimo de “la mejor posible”, en todos los aspectos que se considere sean en beneficio de los intereses de la organización. Esta es, por supuesto, una determinación que a menudo no puede ser evaluada con precisión y que por lo tanto involucra una gran dosis de juicio; además, es especialmente cierto debido a que las principales interrelaciones con otras actividades operativas, y a largoplazo, requieren ser evaluadas continuamente atendiendo a los tipos especiales de beneficios y obstáculos.
Estos conceptos fundamentales de la función básica son al mismo tiempo los objetivos de la actividad de compras. El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles; en los niveles bajos, es la eficiencia con la que el personal auxiliar cumpla con laparte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el nivel intermedio, existe interés en la efectividad con que las actividades individuales cubran los aspectos más importantes tales como la selección de proveedores y la negociación de precios; y en los altos niveles, hay preocupación por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejore compras para las demásfunciones gerenciales.
Ciclo normal de la Función de Compras
La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos como sigue:
1. Determinación de necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad específica que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración; incluye la especificación de los productos y sus...