AUDITORIA INTERNA: Eficiencia en una organización

COMO PROMOVER LA EFICIENCIA EN UNA ORGANIZACIÓN
Si un escritorio es desordenado, solo ralentiza a un empleado, pero cuando una oficina ocupada está desordenada, todo el negocio puede llegar a un punto muerto. En un negocio pequeño, lo que le da a la empresa un toque de liderazgo es la rápida respuesta y proporcionar la última y más completa información. Lleva tu negocio a un nivel más alto dedesempeño con consejos de organización que promuevan la eficiencia.
Priorizar el trabajo
Perder plazos y perder información crítica puede colocar a un negocio en problemas. Siempre cumple los parámetros importantes al priorizar tu trabajo. Implementa un sistema de carpetas de colores que facilite y agilice los proyectos de búsqueda. Mientras los proyectos surgen, dales a los empleados carpetasrojas que signifiquen los proyectos de mayor prioridad. Incluye una página de lista dentro de la cubierta de la carpeta, con las fechas importantes e información de contacto. Distribuye carpetas amarillas para los proyectos de segunda prioridad. Para los proyectos en curso y sin afanes, usa carpetas verdes. Recicla las carpetas de colores, transfiriendo los trabajos completados a unas carpetas demanila permanentes.
Reducir papel
Fuerza a la oficina a cortar el papel y organizarse. Almacenar los recibos es una necesidad, pero almacenarlos en el escritorio no lo es. Escanea los recibos entrantes y colócalos en carpetas mensuales inmediatamente. Este método mantendrá los recibos organizados sin apilarlos alrededor de la oficina. Escanear los recibos y facturas te proporcionarán una copiaelectrónica para guardar indefinidamente. Envía boletines por correo electrónico y priorízalos con notaciones como sea necesario. Cuando el papeleo entre a la oficina, archívalo inmediatamente o colócalo en la carpeta apropiada.
Organizar los suministros
Otra manera para conseguir eficiencia dentro de un negocio es al centralizar y organizar los suministros. Si es necesario, organiza lossuministros por departamento. Por ejemplo, los suministros de empaque como la cinta, el papel marrón y las etiquetas de envío tienen que estar en el área de despacho de pedidos. Los trabajadores que solucionan problemas de los productos necesitarán acceso a los productos de repuesto, las guías y otro material de servicio al cliente. Coloca los suministros comunes como bolígrafos, papel de copia y tóneres enuna ubicación centralizada. Esta técnica también facilita la creación de una lista de compras.
Citas y rastreo de tareas
Mantén a todos en la misma página con un tablero blanco o de rastreo. Las infinitas notas para pegar en un escritorio no es la manera ideal de asegurar que una cita no se pierda. Si el negocio pequeño está compuesto de varios equipos como la producción, el mercadeo y lasventas, coloca tableros separados para cada área. Ver la "imagen completa" ayudará a las personas a darse cuenta qué tan importantes son el trabajo en equipo y el rastreo de horarios. Es una buena idea enviar correos electrónicos a los departamentos cuando los tableros sean actualizados con nueva información.
COMO SER UNA EMPRESA EFICIENTE
1.- Dirija correctamente su empresa. La presencia del jefelíder es fundamental para cualquier negocio. El primer paso para ser eficiente estará en sus manos: deberá estructurar su empresa de la mejor manera posible, asignar los puestos adecuados y elegir a los mejores candidatos para ocuparlos. La selección adecuada es fundamental para tener trabajadores eficientes, activos, respetuosos.
2.- Cuente con un plan estratégico. Una empresa eficiente tieneclaramente definidos sus objetivos y estrategias para alcanzarlos y es capaz de perseguirlos y cumplirlos. El plan estratégico debe marcar las directrices y el comportamiento para que una organización alcance las aspiraciones que se planteado.
3.- Deje claras las responsabilidades de los trabajadores. Los trabajadores deben conocer las condiciones de trabajo, los horarios, sus beneficios,...