Auditoria Operacional De Compras

Auditoría Operacional de Compras:
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.
La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general decompras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manerarepetitiva, se requieren en la empresa y mantener información histórica de estos artículos.
5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las diversas áreas de la empresa requieran.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con lasespecificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como laspropias de su empresa, garanticen una compra óptima al menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de los artículos adecuados.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con lopedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorería de la empresa para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras.
13. Coordinar sus actividades con áreasrelacionadas, principalmente, producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.
Objetivo de la Auditoría Operacional de Compras:
El objetivo de la auditoría operacional de compras es examinar las actividades que la integran con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.
Metodología:
La metodología generalpara el examen de las operaciones está contenida en el boletín 2 de esta Comisión. En esta Boletín se dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo la Auditoría Operacional de Compras. Los procedimientos que se describen a continuación deberán adecuarse y complementarse en cada caso particular.
Familiarización:
1. El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación decompras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones.
2. Estudiar los expedientes de auditorías e Informes y cortos de recomendaciones o sugerencias cuando esto será aplicable.
Visita a las Instalaciones:
3. Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción,almacenaje, etc.
INVESTIGACION Y ANALISIS
Análisis financiero y de información operativa.
4. Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo.
Deberá analizarse si el tipo de estadísticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artículos por áreas geográficas, por clase de proveedor, etc.
5. Estudiar las cifras...