Auditoria operativa

Marzo 2011
IAMC
Cooperativa Médica
Evaluación del control Interno:
Diseño e Implementación de los Controles.
Dirigido a:
Junta Directiva de la entidad antes mencionada.
Evaluadores:Ana Laura Arias
Harley Escudero

Debilidades de Control Interno encontradas:
1. En el documento proporcionado se menciona lo siguiente: “El órgano llamado central de compras está compuesto por tres funcionarias y supervisado por un médico q a su vez aporta con un conocimiento técnico en la materia”
El departamento decompras debe ser supervisado por una persona experta en ese campo y que cuente con los estudios necesarios que le permitan tomar decisiones acertadas. Si bien es cierto un médico tiene todo el conocimiento necesario para manejar medicamentos, esto se trata de entidad lucrativa que cuenta con un departamento de compras, el cual debe ser dirigido por una persona que tenga conocimientos contables.2. El informe anteriormente presentado cita que: “Se realizan recuentos físicos al menos 1 vez al año a efectos de validar y conciliar los datos que surgen del sistema contable con las cantidades efectivamente existentes en el stock de medicamentos”
La entidad cuenta con un inventario altamente importante dado el campo en el que se desenvuelve. Es necesario que entidades que cuentan con este tipode inventarios, realicen conteos periódicamente y que estos lapsos de tiempo no sean largos. El realizar inventarios cada cierto tiempo le permite la empresa no solo conciliar esos totales, sino detectar también cualquier falla, deterioro o problema con el inventario que se pueda estar dando por fallas de control.

3. Se indica también: “Existe un sistema informático mediante el cual se tienela información en tiempo real de las cantidades en stock, pero se ha demostrado que no ha sido correctamente implementado dadas las diferencias de stock que se registran cada año”
El tener un buen sistema informático le brinda a la empresa confiabilidad y seguridad en su negocio, si los datos presentados en el mismo son razonablemente correctos la entidad sabrá como camina su negocio y quedecisiones se deben tomar. Como se mencionó antes la partida de inventarios dentro de esta compañía es sumamente importante dado el campo en el que ejerce, así que todos los controles que se lleven para manejar esta partida deben proporcionar un nivel alto de excelencia.

4. El informe señala que: “Al recibirse la mercadería el personal de recepción de pedidos solicita la orden de compra paraverificar que los medicamentos recibidos coincidan con las órdenes de compra. Luego se envía la factura proporcionada por el proveedor al sector administrativo contable para efectos de ser contabilizada y archivada”
Los controles sobre la mercadería de la empresa inician desde el momento en que se piensa en cómo, dónde, cuándo comprar la mercadería hasta el momento en el que se guarda y ponen bajo llavelas existencias.
Una vez que se hace la orden de compra, el documento original debe enviarse al departamento contable. Cuando se vaya a recibir la mercadería el departamento encargado de esto debe tener una copia de la misma para así poder verificar que los medicamentos recibidos sean exactamente los solicitados.
Luego la factura proporcionada por el por el proveedor debe ser entregada aldepartamento contable junto con la copia de la orden de compra para que se verifique con la original que es la correcta y que no ha sufrido ninguna modificación.

5. En el informe se manifiesta que: “Al recibir las cotizaciones, en algunos casos se plantea el tema ante la junta semanal y se evalúa cuál es el medicamento más indicado para el caso y no solo se decide en base al precio”
Es...