Auditoria

Trámite del Expediente

A partir de la implementación del Sistema Informático COMDOC en el 2006 se considera necesario explicar, dentro de este sistema, el manejo del expediente para aplicarlo en el área administrativa. El presente trabajo ha sido elaborado por el Centro de Capacitación Superior del HSN y supervisado por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativacon el objeto de facilitar la comprensión del trámite de expedientes administrativos, siguiendo las normativas del DP-1025/06 referido al SISTEMA DE COMUNICACIONES DOCUMENTALES III (COMDOC III) Reglamentación General.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Para la comprensión del expediente se hará una breve reseña de los documentos de la gestión administrativa en el ámbito de la gestión pública:Trámite interno: (TRI) asunto breve y de rutina. Se debe registrar, prohibiéndose el uso de carpeta. Se utiliza carátula o portada para su mejor reconocimiento y ordenamiento. Su tramitación se agota dentro del organismo de origen. Nota: comunicación escrita dirigida de persona a persona, referida a asuntos del servicio. Memorando: escrito de uso interno que se dirige de persona a persona o de áreaa área comunicándole una situación especial y exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, sirviendo de ayuda memoria para encarar la solución del caso. Informe: se dirige de dependencia a dependencia. Remite datos u opiniones fundamentadas sobre un asunto determinado. Dictamen: opinión que emite un órgano de consulta, basado en normas jurídicas de aplicación, jurisprudenciao antecedentes que pudieran existir, tendiendo a orientar a la autoridad que debe resolver el caso. Oficio: pueden ser administrativos —de la Administración Pública— y judiciales —del Poder Judicial—. Cédula: comunicación característica del ámbito administrativo o judicial. COMDOC III Se hará una breve introducción al Sistema de Comunicaciones Documentales III (COMDOC III) que nos permitirácomprender su función y la forma en que se diligencia cada documento. El sistema facilita y agiliza la tarea administrativa permitiendo el registro y permanente seguimiento de la documentación; por ejemplo: memo, nota, trámite interno, expediente, etc.

En el sistema conviven dos tipos de documentación: documentación papel y documentación electrónica. Documentación papel: documentación que requieresoporte papel: el expediente, el trámite interno y el memo papel con documentación adjunta. Además, para un memo papel con documentación adjunta se puede iniciar una Carpeta Contenedora para Áreas e incluirlo en ella. La documentación papel se debe registrar, y para su control debe ser transferida a través de un remito. Documentación electrónica: documentación interna que no requiere un sustento enpapel, por ejemplo: memo y nota. Es más ágil, ya que se genera y se “hace visible” en el área destinataria una vez firmado en forma electrónica. Esto obliga a que las áreas ingresen al sistema diariamente, por uno o más usuarios del área, ya que tienen la responsabilidad de tomar conocimiento, dar respuesta o proceder en consecuencia con lo solicitado.

Dentro del sistema informático existe unaclasificación de los papeles que se diligencian en: Carpetas: por ejemplo: el expediente y el trámite interno. Son contenedores de otros documentos y de otras carpetas. Las Carpetas Contenedoras para Areas son carpetas que pueden iniciar cada área para su mejor ordenamiento interno. Si bien, presentan el mismo procedimiento que los expedientes y los TRI, tienen otro valor administrativo ya quesólo pueden contener memos y notas, y no necesitan ser originadas por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa. Documentos: pueden ser de papel o electrónicos, por ejemplo: una nota o memo. No son contenedores de carpetas ni de documentos. Al crear o registrar un documento, el sistema COMDOC III genera un número llamado CUDAP (Clave Única de la Documentación de la...